Frequently Asked Question

2. Communications automatisées : Général
Last Updated 7 months ago

Général

Ofys offre la possibilité d’envoyer des courriels de confirmation et de rappels de rendez-vous automatiques aux patients, s’ils ont un courriel principal dans leur fiche.

L'envoi se base sur le type de rendez-vous sélectionné. Vous pouvez configurer les types de rendez-vous pour leur ajouter des statuts, qui auront un impact sur l'envoi automatique. Par défaut, tous les types de rendez-vous ont le statut "Aucune communication automatisée". Veuillez vous référer à cette partie du guide pour ce qui concerne les statuts possibles des types de rendez-vous et l'impact de chacun.

Certaines options doivent aussi être configurées dans le site de travail de la clinique, veuillez vous référer à cette partie du guide.

Notez que les envois manuels de courriels et textos sont toujours fonctionnels et non modifiés.


Fonctionnement

Lorsque les communications automatisées sont activées, voici le fonctionnement :

  • Dès la sauvegarde du rendez-vous, un courriel est envoyé au patient pour lui communiquer les informations de son rendez-vous. Le courriel contient les informations de base (date, heure, professionnel) et le patient doit cliquer le lien du courriel pour ouvrir une page qui présente tous les détails du rendez-vous. Le courriel est adapté selon que le rendez-vous est sur place, par télémédecine, ou par téléphone.
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  • Jusqu'à 24 heures avant le rendez-vous, le patient a le choix d'annuler le rendez-vous si cette option est activée dans le site de travail de la clinique.
  • Dans les 48 heures précédant le rendez-vous, le patient a l'option de confirmer sa présence.
  • Toute modification du rendez-vous pertinente pour le patient (p.ex., changement d’heure ou de date, annulation) lui envoie un courriel pour l’aviser.
  • Environ 36 heures avant le rendez-vous, un courriel de rappel est envoyé au patient pour lui demander de le confirmer et remplir le questionnaire pré-visite s'il y a lieu. Pour ce qui concerne les questionnaires, veuillez vous référer à cette partie du guide.
  • Dans les 30 minutes précédant le rendez-vous, le patient peut indiquer son arrivée à la clinique, si cette option est activée dans le site de travail de la clinique.

Voici un exemple des informations qui s'affichent lorsqu'on clique "Voir les détails et confirmer":

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Autre

L'option des courriels automatisés et toutes les fonctionnalités associées est offerte gratuitement à tous les clients Ofys DMÉ!

Les mêmes fonctionnalités sont également possibles par texto. Étant donné les coûts associés à l’envoi par texto, il y a un frais pour les cliniques qui souhaitent activer cette fonctionnalité, établi selon le volume de textos envoyés (coût de 0.05$ par texto; sujet à changements selon le coût facturé par notre fournisseur). Veuillez nous contacter à support@infodata.ca pour l’activer ou pour plus d’information à ce sujet.

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