Frequently Asked Questions

1.2 Gestion des rendez-vous
Last Updated 10 months ago

Généralités
Le module des rendez-vous (RV) permet de gérer l'horaire des professionnels. Ce chapitre du guide couvre la visualisation des horaires, l'état des patients et des RV (p. ex., patient arrivé), l'assignation de RV, la création d'horaire, les absences et les messages à l'horaire et l'impression des horaires et des étiquettes.



Visualiser l'horaire d'un professionnel
L'horloge en haut du menu de gauche permet d'ouvrir l'horaire. Cliquez sur le petit triangle à droite de cette horloge pour choisir l'horaire de quel médecin vous voulez ouvrir.

L'horaire s'ouvre en trois colonnes :

  • La journée
  • La semaine
  • Le mois
Vous pouvez fermer la vue de la semaine en cliquant sur la flèche grise à droite du petit coeur rouge.

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Dans le calendrier (colonne de droite) :

  • Les statistiques de chaque journée indiquent le nombre de RV donnés versus le nombre de RV libres, permettant de voir rapidement le nombre de RV libres.
  • Une barre rouge sur une journée indique que le professionnel est absent.
  • Un M indique qu'il y a un message écrit sur la journée. Un M en italique indique un message à tous les professionnels.
  • Un triangle orange indique qu'il y a des RV à déplacer.
  • Un point orange indique qu'il y a un patient qui veut devancer son RV.
  • Vous pouvez changer de professionnel en utilisant le menu déroulant en haut du calendrier.


Voir plusieurs horaires côte-à-côte (vue multi-professionnels)
Cette fonction permet de visualiser les horaires de plusieurs professionnels dans une même fenêtre. Pour ouvrir la vue multi-professionnels :

  1. Cliquez sur le petit triangle à droite de l'horloge (en haut du menu de gauche), puis cliquez sur Ouvrir la vue multi-professionnels des rendez-vous.
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  3. Si vous cliquez sur Professionnels avec horaire, vous verrez que tous ceux qui ont un horaire à cette date et sur ce site sont cochés. Vous pouvez cocher d'autres professionnels ou en décocher, puis cliquez sur Activer pour ouvrir leurs horaires. Si vous cliquez sur Professionnels, vous pouvez simplement cocher tous ceux dont vous voulez voir l'horaire (il n'y a pas de limite).
Par défaut, c'est toujours la date d'aujourd'hui. Cliquez sur la date pour la changer.

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Cliquez sur le nom d'un professionnel pour ouvrir son horaire dans une autre fenêtre (hors de la vue multi-professionnels).



Marquer l'état des clients et des RV
Vous pouvez marquer plusieurs états pour les patients et les RV. Pour voir la liste complète des états disponibles, cliquez sur le RV avec le bouton droit de la souris. Puis, glissez votre souris sur État du client ou État du rendez-vous. Lors de l'arrivée d'un client par exemple, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le RV, allez à État du client, puis cliquez sur Arrivé.

→ Pour plus d'efficacité, utilisez le raccourci clavier CTRL + R.

« Arrivé en retard » fonctionne comme « Arrivé » : l'heure d'arrivée est indiquée et le nom du patient apparaît en gras dans l'horaire du professionnel.
Pour confirmer un RV, allez à État du rendez-vous, puis cliquez sur Confirmé. Le raccourci clavier est CTRL + I.

*Les raccourcis clavier sont écrits à côté des choix d'états.

Retirer les états des clients et des RV
Pour retirer un état de rendez-vous, sélectionnez simplement l'état « Normal » en haut de la liste.

Pour retirer les états du client Annulé, Ne s'est pas présenté, Parti sans être vu et Placé, sélectionnez « Aucun » en haut de la liste. Pour les autres (Vu, Arrivé et Arrivé en retard), il faut double-cliquer sur le rendez-vous pour l'ouvrir, puis effacer l'heure d'arrivée ou l'heure vu (en haut de la fenêtre) avant de pouvoir changer l'état.


Donner un RV
  1. Sélectionnez une plage horaire libre.
  2. Appuyez sur la touche Enter ou double-cliquez sur la plage horaire. Une fenêtre s'ouvrira.
  3. Dans le champ du milieu, recherchez un patient. Il y a plusieurs façons de faire une recherche : nom/prénom/dossier/DDN/NAM, etc.
  4. Appuyez sur la touche Enter pour lancer la recherche.
    • Si le système ne trouve qu'un patient, il le marquera automatiquement. Vous pouvez vérifier l'information de base du patient et la modifier dans cette fenêtre au besoin.
    • Si le système trouve plus d'un patient qui répond aux critères de recherche, une fenêtre de recherche s'ouvre à droite. Sélectionnez le bon patient à cet endroit.
  5. Vous pouvez écrire une note au RV dans le rectangle du haut.
  6. Cliquez sur Enregistrer en bas à gauche (raccourci clavier : CTRL + Enter).
Quand vous sélectionnez une plage horaire pour y mettre un RV, le temps qui s'écoule dans le haut de la fenêtre de RV indique le temps restant à votre réservation de la plage horaire : pendant ce temps, les autres utilisateurs d'Ofys voient que l'espace est réservé. Ainsi, vous ne risquez pas de vous faire « voler » votre plage horaire!Notez qu'il n'est pas nécessaire de renouveler le temps de réservation pour donner un RV. Vous pouvez prendre le temps qu'il vous faut.

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Donner un RV à un patient qui n'a pas encore de dossier (créer un nouveau patient)
Lorsque vous donnez un RV, au lieu de rechercher un dossier, vous pouvez créer un nouveau patient directement par la fenêtre des RV.
  • Écrivez l'information du patient dans la partie du bas de cette fenêtre. Vous pouvez écrire autant d'information que désiré (Nom, prénom, DDN, adresse, etc.).
  • Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le RV et le patient, tout en restant dans l'horaire, ou bien cliquez sur Enregistrer et compléter pour sauvegarder le RV et aller directement dans la fiche patient complète pour inscrire plus d'information.
Consultez la section Index patients (Recherche client) pour plus d'information au sujet de la recherche patient, de la création de nouveaux patients et des onglets du dossier démographique.


Voir les rendez-vous futurs (et passés)
Il existe une façon très simple de trouver la date et l'heure du prochain rendez-vous d'un patient :
  1. Ouvrez la fenêtre de recherche client et cherchez le patient en question (Consultez la section Index patients (Recherche client) pour plus d'information à ce sujet).
  2. Une fois le patient trouvé, cliquez sur son nom avec le bouton droit de la souris. Vous n'avez qu'à placer votre souris sur Rendez-vous futurs ou Rendez-vous passés pour voir toute la liste des RV.


Éditer l'horaire
Créer un modèle d'horaire

Vous pouvez créer des modèles d'horaire, que vous n'aurez ensuite qu'à glisser dans le calendrier pour créer vos horaires. Pour créer un modèle :

  1. Cliquez sur Éditer horaire en haut du calendrier.
  2. Cliquez sur Nouveau dans la section Jours.
  3. Nommez le modèle dans la section Nom de la journée d'horaire.
  4. Si vous voulez qu'il soit disponible seulement pour le professionnel de l'horaire dans laquelle vous êtes, cochez la case Seulement pour le dispensateur de services en cours.
  5. Indiquez l'échelle d'horaire par défaut (en minutes) et l'heure de début et de fin de la journée.
  6. Cliquez dans l'espace blanc à la droite de l'heure de début de la journée.
  7. Étirez le bloc de RV jusqu'à l'heure désirée, ou écrivez-la manuellement à droite.
  8. Vérifiez les propriétés de la période et de la journée. Par exemple, changez le type de RV (suivi, ECM, SRV, etc.) et indiquez la durée des RV.
Un modèle de semaine se crée de la même façon, mais il faut cliquer Nouveau dans la section Semaines et non Jours, et créer toutes les journées de RV de la semaine. Un modèle de jour peut être glissé dans un modèle de semaine pour créer les journées.

Utiliser un modèle d'horaire

  1. Toujours dans le mode éditer horaire, cliquez sur un modèle de la liste du bas et gardez le clic enfoncé.
  2. Tout en gardant le clic enfoncé, allez déposer le modèle dans la journée (ou la semaine) en relâchant le clic.
  3. Cliquez Sauvegarder pour enregistrer le tout.

Supprimer une plage horaire

  1. Cliquez d'abord sur Éditer horaire.
    • Pour supprimer toutes les plages d'une journée, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la journée dans le calendrier, choisissez Effacer la journée et confirmez. Toutes les plages de RV s'effaceront de la journée. Notez bien que cette mesure n'efface pas les RV déjà donnés, mais bien les plages horaires.
    • Si vous ne voulez pas supprimer toute la journée, sélectionnez le bloc à supprimer dans la colonne de gauche, faites le clic droit et choisissez Détruire la période.
  2. Cliquez sur Sauvegarder (en haut à droite du calendrier) pour enregistrer le tout.


Indiquer absences et messages dans le calendrier
  1. Dans le calendrier, cliquez sur la première journée d'absence et gardez le clic enfoncé jusqu'à la dernière journée d'absence, de façon à ce que tous les jours soient en gris foncé.
  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la zone grise, puis :
    • Si l'absence ne concerne qu'un professionnel, allez à Absence(s)/Message et choisissez celui qui convient (absence journée entière, absence AM, absence PM ou absence soir).
    • Si tous les professionnels sont absents, faites votre choix dans le deuxième onglet Tous les professionnels.
  3. Indiquez la raison de l'absence dans un message qui apparaîtra sur tous les jours sélectionnés.
Une ligne verticale rouge apparaîtra sur les journées d'absence dans le calendrier.

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Messages dans l'horaire
Pour écrire un message dans une journée sans indiquer une absence :
  • Si le message ne concerne qu'un professionnel, sélectionnez le choix seul Message sous Absence(s)/Message.
  • Si le message concerne tous les professionnels, sélectionnez le choix seul Message sous Tous les professionnels.
Les messages apparaîtront dans le bas de la journée, visible même quand on fait défiler la journée. Pour le modifier, cliquez à nouveau sur Message en passant par le clic-droit dans le calendrier.

Les messages individuels et à tous les professionnels sont indépendants : lorsqu'on supprime ou modifie l'un des deux, l'autre n'en est pas affecté. Dans le calendrier, un message à tous affiche un M en italique et un message individuel affiche un M régulier.


Imprimer des horaires
  1. Dans le calendrier, cliquez sur une journée avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Imprimer.
  2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez sous l'onglet Rendez-vous le type d'horaire que vous désirez.
    • Les horaires Multi-prof permettent d'imprimer les horaires de tous les médecins en même temps.
  3. Cochez les options d'impression que vous voulez dans la colonne de droite.
  4. Vous pouvez cocher Sortir en pdf et visionner tous les choix d'horaire avant de les imprimer pour décider quel type vous convient le mieux.

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Imprimer des étiquettes
  1. Cliquez sur l'icône d'imprimante dans le coin inférieur gauche, dans la mini-vue du patient.
  2. Sélectionnez les étiquettes désirées dans la fenêtre d'impression.
  3. Cliquez sur Imprimer.
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Pour imprimer une étiquette qui indique la date et l'heure du prochain RV
, passez plutôt par le RV lui-même : cliquez sur le RV avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Imprimer. Ensuite, sous l'onglet Rendez-vous, choisissez Rendez-vous étiquette.

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Déplacer un RV
Pour déplacer un RV, cliquez dessus, utilisez le raccourci clavier « Ctrl + X » pour le couper, cliquez sur la plage horaire où vous voulez le déplacer, puis utilisez le raccourci « Ctrl + V » pour le coller. N'oubliez pas par la suite d'enlever le statut « à déplacer » sur les RV.
Déplacer des RV en bloc
Il est possible de déplacer tous les RV d'une journée en quelques clics seulement!
  1. Avec le bouton droit de la souris, cliquez dans le calendrier sur la journée à déplacer.
  2. Cliquez sur Déplacer les rendez-vous.
  3. Dans la fenêtre, choisissez les parties de la journée à déplacer s'il y a lieu (AM, PM, soirée), ou décochez manuellement les RV à ne pas déplacer.
  4. Choisissez la date à laquelle les déplacer et le professionnel (par défaut, c'est toujours le professionnel initial).

Fermer une période
Il est possible de fermer une période pour empêcher d'y inscrire des RV :
  1. Cliquez sur Éditer horaire.
  2. Faites le clic-droit sur la journée en question dans le calendrier, puis cliquez sur Fermer toutes les périodes et marquer les RV comme 'à déplacer'.
  3. → Un triangle orange apparaîtra sur la journée dans le calendrier pour indiquer qu'il y a des RV à déplacer.
  4. Si vous ne désirez pas fermer toute la journée, sélectionnez la période à fermer dans la section de gauche puis cochez « Fermée » dans la section du milieu.
  5. Cliquez sur le bouton Sauvegarder.
  6. Déplacez les RV un par un en utilisant la fonction « couper/coller », ou plusieurs à la fois en utilisant la fonction « Déplacer des RV » (voir plus haut).
  7. N'oubliez pas par la suite d'enlever le statut « à déplacer » sur les RV.


Autres fonctions
Donner des RV en double

Vous pouvez assigner plus d'un RV à la même plage horaire. Quand un RV est déjà inscrit dans une plage horaire, double-cliquez dans la colonne de gauche, où les heures sont écrites pour ajouter un autre RV.


Voir les RV supprimés

Pour voir les RV supprimés, cliquez sur le coeur en haut à droite de la journée et cochez Afficher les rendez-vous supprimés. Ils apparaîtront dans l'horaire, marqués d'un X rouge. Vous pouvez faire un clic droit sur un RV et sélectionner l'option Annuler suppression.


Changer l'état d'un patient

Vous pouvez changer l'état d'un patient qui est marqué comme « Arrivé » ou « Vu ». D'abord, double-cliquez sur le RV. Puis, effacez l'heure dans la case Arrivée ou Vu. Enfin, changez l'état du client (p. ex., Aucun) et sauvegardez.


Voir plus d'options sur le RV

Cliquez sur le RV avec le bouton droit de la souris pour voir plus d'options : couper, copier ou coller un RV, afficher les options d'impression, supprimer un RV, changer la note du RV, envoyer un message automatisé au patient, etc.


RV multi-professionnels

Un RV peut se trouver à l'horaire de plus d'un professionnel en même temps. Dans la fenêtre de RV, cliquez sur l'onglet Professionnel(s). Vous pouvez ajouter un médecin référant ou des professionnels traitants.


RV de groupes

Il est possible de créer des RV de groupes (plus d'une personne dans le même RV). Lorsqu'un rendez-vous est assigné à plus d'une personne, le nom qui sera affiché dans l'horaire du médecin est "Groupe de x patients". Lorsque vous donnez un RV, cherchez le premier patient et faites Enter pour lancer la recherche. Dans le même espace de recherche, chercher le deuxième patient, et faites encore Enter. La liste des patients inclus dans le groupe apparaîtra dans la colonne de gauche, sous Groupe. Pour supprimer un patient du groupe, cliquez sur son nom dans cette colonne, puis sur le X à la droite du champ de recherche client.


Préférences
Cliquez sur le coeur qui se trouve au coin droit de la fenêtre de l'horaire pour modifier vos préférences d'affichage des informations des patients dans les RV. Vous pouvez afficher plus ou moins de données, ce qui est utile pour adapter votre affichage à la grosseur de votre écran.

Dans cette fenêtre des préférences, on retrouve aussi les préférences pour le calcul des statistiques du calendrier. Cela fait référence aux petits chiffres que vous trouvez sur chaque journée dans le calendrier, qui vous indiquent le nombre de RV et le nombre de RV libres. Dans les préférences, vous avez l'option d'inclure dans le calcul les RV hors période et les RV en 'overbooking'.


Synchronisation (autorafraîchissement des données)
Les données dans l'horaire s'autorafraîchissent; c'est-à-dire que lorsqu'un utilisateur ajoute un rendez-vous à partir d'un autre poste, vous allez le voir apparaître dans Ofys en temps réel.Lorsque vous vous connectez à Ofys, un message vert apparaît dans le bas de la fenêtre pendant quelques secondes pour avertir que la synchronisation est active, puis disparaît.

imageSi jamais la synchronisation devient inactive, un message rouge l'affiche au même endroit. L'absence de message signifie donc que la synchronisation est ACTIVE.

imageUn bouton permet de rafraîchir les données manuellement pour l'horaire et les formulaires, si jamais la synchronisation est inactive (message rouge). C'est le bouton avec des flèches vertes, à côté du coeur (préférences) dans l'horaire, et à côté du champ de recherche dans la mini-vue des formulaires.

Attention: utiliser ce bouton dans l'horaire est équivalent à la première ouverture de l'horaire. Si d'autres horaires sont ouverts, les données seront aussi rafraîchies. Vous ne devez utiliser cette fonction que lorsqu'un message vous avise que la synchronisation est INACTIVE.



Création d'un modèle de journée : détails sur les champs
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A. Cliquez sur l'heure de début, puis descendez le curseur jusqu'à l'heure de fin et relâchez le clic.
B. Heure de début et de fin de la période sélectionnée. Il est possible d'inscrire manuellement les heures.
C. Type de la période. Les types sont créés par l'administrateur.
D. Durée des RV pour cette période. Notez que plusieurs périodes peuvent être créées dans une même journée; il est donc possible d'avoir des RV de durées variables.
E. Nom additionnel de la période. Ce nom sera affiché sur chacune des plages de cette période à la droite du type.
F. Site associé à la période.
G. Nom de la journée d'horaire.
H. Case à cocher pour que ce modèle de journée ne soit enregistré que pour ce dispensateur. En cochant cette case, seul le dispensateur en cours pourra l'utiliser.
I. Échelle de temps en minutes pour la journée.
J. Heures de début et de fin de la journée qui apparaîtront à l'horaire.
K. Bouton pour sauvegarder lorsque tout est terminé.

Création d'un modèle de semaine : détails sur les champs
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A. Les journées de la semaine doivent être créées une par une. Sélectionnez ici la journée à créer.
B. Cliquez sur l'heure de début, puis descendez le curseur jusqu'à l'heure de fin et relâchez le clic.
C. Heure de début et de fin de la période sélectionnée. Il est possible d'inscrire manuellement les heures.
D. Type de la période. Les types sont créés par l'administrateur.
E. Durée des RV pour cette période. Notez que plusieurs périodes peuvent être créées dans une même journée; il est donc possible d'avoir des RV de durées variables.
F. Nom additionnel de la période. Ce nom sera affiché sur chacune des plages de cette période à la droite du type.
G. Site associé à la période.
H. Échelle de temps en minutes pour la journée.
I. Heures de début et de fin de la journée qui apparaîtront à l'horaire.
J. Case à cocher pour que ce modèle de semaine ne soit enregistré que pour ce dispensateur. En cochant cette case, seul le dispensateur en cours pourra l'utiliser.
K. Répétez ces étapes pour chaque journée de la semaine où vous souhaitez ajouter des horaires, puis cliquez sur le bouton Sauvegarder.

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