Question fréquemment posée
Général
Le logiciel de facturation médicale facturation.net est intégré à Ofys, vous permettant de remplir des demandes de paiement via votre DMÉ et de les soumettre. Après avoir écrit au dossier, un simple clic ouvre une nouvelle demande de paiement, pré-remplie avec les informations transmises par Ofys.
La castonguette utilisée est la nouvelle castonguette de facturation.net, qui présente plusieurs avantages (p.ex. une personnalisation complète et une intelligence qui adapte les codes au patient).
Une telle intégration permet de gagner du temps, en plus d'éliminer les risques d'erreur et les oublis.
Il n'y a aucun frais du côté de Ofys pour l'utilisation de cette intégration. Pour de l'information sur les licences et services offerts par facturation.net, veuillez les contacter à soutien@facturation.net.
Activation
Veuillez contacter experience_client@facturation.net afin d'envoyer l'avis de demande de connexion.
Leur équipe vous transmettra ensuite les informations de connexion à inscrire dans Ofys:
- Nom d'utilisateur et mot de passe (différents de ceux qui vous permettent de vous connecter au portail fact.net)
- Groupe administratif
- Numéro d'agence
Configuration dans Ofys
Voici ensuite comment configurer votre compte dans Ofys afin d'activer l'intégration.
1) Configuration de l'utilisateur
Vous devez inscrire les informations de connexion reçues dans votre fiche d'utilisateur Ofys. Voici les étapes à suivre:
- Dans votre tableau de bord Ofys Pro, cliquez sur le crayon pour modifier votre fiche d'utilisateur.
- Dans le champ "Facturation RAMQ", choisissez FMP / Facturation.net. Entrez le nom d'utilisateur et le mot de passe fournis par facturation.net.
- Dans la section RAMQ et RVSQ, entrez votre numéro d'agence et votre groupe administratif, s'il y a lieu.
- Enregistrez votre fiche, puis déconnectez-vous de Ofys et connectez-vous à nouveau.
Votre compte facturation.net est maintenant lié à votre compte Ofys!
2) Configuration de la clinique
Le numéro d'établissement de votre clinique doit aussi être inscrit dans la fiche du site de travail. Pour la plupart des cliniques de première ligne, celui-ci sera déjà inscrit puisqu'il est nécessaire pour la synchronisation RAMQ des patients inscrits.
Le site peut être modifié par un utilisateur administrateur. Simplement ouvrir la fiche du site de travail et ajouter le numéro d'établissement dans la case correspondante dans la section "Numéro d'établissement".
Utilisation
1) Création d'une demande de paiement
Vous verrez maintenant un signe de dollar $ au-dessus de vos rencontres enregistrées.
Un simple clic ouvrira une nouvelle demande de paiement, pré-remplie avec les informations transmises par Ofys. Une fois complétée, vous pouvez enregistrer et/ou la soumettre (nous conseillons de la soumettre; vous pourrez ensuite la récupérer via votre portail fact.net et l'envoyer à la RAMQ).
Revenez ensuite simplement à Ofys Pro, sans besoin de fermer la fenêtre. Lorsque vous cliquerez à nouveau sur l'icône de dollar au prochain patient, la fenêtre reprendra le focus instantanément et vous pourrez remplir la nouvelle demande sans délai. Si vous travaillez à deux écrans, il peut être pratique de déplacer la castonguette sur le second écran!
2) Consulter l'état d'une facture à partir de la rencontre
Cliquer sur la flèche à droite du signe de dollar permet de consulter l'état de la facture:
- Facture non trouvée
- Facture - Brouillon
- Facture soumise
Cliquer à nouveau sur le signe de dollar dans une rencontre rouvrira la facture de cette rencontre. Vous pouvez alors vérifier ses informations et la soumettre à nouveau au besoin, si celle-ci n'a pas été traitée dans le portail de facturation.net.
3) Indiquer qu'une rencontre ne doit pas être facturée
Si vous n'avez pas besoin de générer une facture pour une rencontre, par exemple une rencontre de renouvellement de prescriptions, vous pouvez l'indiquer en cochant la case "Pas de facturation à la RAMQ". De cette manière, la rencontre sera exclue de votre rapport de facturation (voir plus bas).
Icône de dollar sur les rencontres
| Sur le résumé de la rencontre, un $ vert indique qu'une demande de paiement a été débutée (brouillon ou soumise). Le $ est vert dès qu'on ouvre une demande de paiement, qu'elle soit enregistrée ou non. | |
| Un $ jaune indique qu'aucune demande de paiement n'a encore été débutée pour cette rencontre. | |
| Finalement, un $ rouge indique que la rencontre ne doit pas être facturée (exclue du rapport de facturation). |
Rapport des rencontres et des factures
| De votre tableau de bord Ofys Pro, vous pouvez générer une liste des rencontres effectuées pour une période donnée et la facture associée à chacune s'il y a lieu. Cliquez sur ce bouton afin de générer le rapport de facturation. Choisissez ensuite un intervalle de dates puis cliquez sur "Produire". |
Le rapport produit affiche toutes les rencontres écrites pendant l'intervalle de date spécifié et indique si une facture a été créée pour chaque rencontre, ainsi que son statut. Si une demande de paiement a été oubliée, vous pourrez facilement l'identifier.
Transmettre les factures à la RAMQ
Vous devez ensuite vous connecter sur votre portail fact.net, récupérer les factures faites via Ofys et les transmettre à la RAMQ:
- Dans le menu de gauche, aller à: Importation —> DMÉ
- Dans Affichage, sélectionner Non importées
- Dans Téléchargement, sélectionner le site, puis Obtenir des préfacturations
- Si vous êtes un médecin qui envoyez vos propres demandes de paiement à la RAMQ, pas besoin de sélectionner d'autres critères.
- Si c'est une secrétaire qui le fait pour plusieurs médecins: elle peut choisir le professionnel.
4. Apporter les modifications nécessaires et ajouts, puis cliquer Importer les demandes (ça envoie à la RAMQ).
Pour plus d'information sur l'utilisation dans Ofys, veuillez contacter notre équipe de support à support@infodata.ca et un de nos experts se fera plaisir de vous répondre. Pour plus d'information sur l'outil de facturation facturation.net, veuillez contacter leur service de support à soutien@facturation.net.