Frequently Asked Question

Ajout d’un vaccin

- Pour ajouter un nouvel acte vaccinal, cliquez sur « Ajouter un acte vaccinal ».
- Pour ajouter un vaccin historique, cliquez sur « Ajouter un acte historique ».

Cette fenêtre s’ouvrira :

Dans cette fenêtre, il y a plusieurs façons de saisir les informations dans les champs de texte. Certains champs permettent de sélectionner parmi une liste, d’autres permettent la recherche en entrant quelques lettres du mot recherché.

Liste déroulante: Plusieurs de ces champs de texte offrent une liste de choix. Pour l’afficher, cliquez dans le champ vide et une liste déroulante apparaitra sous le champ.

- Champ « Nom commercial » : Choisissez parmi la liste. Vous pouvez affiner la liste en tapant des caractères contenus dans le nom recherché. Si le nom commercial est inconnu, cochez la case « Nom inconnu ».

- Champ « Agent immunisant » : L’agent immunisant s’ajoute automatiquement lorsqu’on saisit le nom commercial. Si le nom commercial est inconnu, le champ « Agent immunisant » offrira alors des choix sous la forme d’une liste déroulante.

- Champ « No de lot » : Les numéros de lot apparaissent dans une liste déroulante après avoir choisi le nom commercial du vaccin. Pour saisir un numéro de lot périmé, rappelé ou générique, cochez la case « Périmés, rappelés ou génériques », puis sélectionnez le numéro souhaité.

- Champ “Vaccinateur” : Le champ permet la recherche par prénom et nom de famille (partiel ou complet), ainsi que la recherche par numéro de pratique. En cliquant sur “Recherche avancée”, il est possible de chercher par nom, prénom, rôle et/ou numéro de pratique.

- Champ “Lieu de vaccination”: Entrez au moins quatre lettres du lieu recherché et une recherche s’effectuera automatiquement. Sélectionnez le lieu voulu dans la liste. Pour affiner la recherche, entrez simplement plus de lettres ou de mots contenus dans le nom du lieu recherché.

Une fois tous les champs remplis, cliquez sur "Enregistrer".


Connexion interrompue: Si jamais la connexion au Registre est interrompue, cliquez sur "Ajouter comme tâche", au bas de la fenêtre. Les données seront ainsi enregistrées dans une tâche dans Ofys pour vous permettre d’ajouter l’acte vaccinal lorsque le service est rétabli. L’ajout d’une tâche n’envoie aucune donnée au Registre, il est donc important de saisir le vaccin via le module de vaccination lorsque la connexion est rétablie.


Consulter ou modifier un vaccin historique
Pour afficher plus d’informations sur un acte vaccinal de la liste ou pour en modifier les données, cliquez sur la ligne correspondante. Pour modifier, cliquez sur “Modifier”. Apportez les modifications souhaitées, puis enregistrez.

Règles de saisie - Vaccins, immunoglobulines et TCT

Mise à jour du profil vaccinal de l’usager
Il est indiqué d’inscrire tout renseignement de vaccination qui est porté à la connaissance d’un professionnel de la santé et qui peut être validé par ce dernier. Les renseignements suivants doivent être saisis. Lorsqu’ils sont portés à la connaissance du professionnel de la santé :

• Vaccins reçus.
• Refus de vaccination (usager vacciné seulement).
• Considérations spéciales (usager vacciné seulement).

Date d’administration inconnue, incomplète ou illisible
Seulement la date exacte d’administration (jour, mois et année) peut être saisie.
Si la date est inconnue, incomplète ou illisible, le vaccin ne peut pas être saisi.

Sélectionner le N° de lot inscrit sur la boite du produit.

Séléctionner un lot générique
Lorsque le N^o de lot est inconnu, mais que le nom commercial est connu, utiliser un lot générique.

• Cocher la case « Afficher les lots périmés, rappelés ou génériques »
• Séléctionner un lot génériques.

Les libellés des lots génériques sont formés du préfixe « GÉN » et du nom commercial du produit.

• Ex. : GÉN-ADACEL

N^o de lot non disponible au Registre de vaccination
Lorsqu’un lot est disponible au Québec, mais non disponible au Registre de vaccination, effectuer une demande de service pour ajouter le N^o de lot manquant en complétant le formulaire du portail de l’INSPQ :

• https://inspqdati.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/48/group/224/create/797
• Indiquer que c’est le numéro de lot inscrit sur la boite.

Séléctionner la « Raison de la vaccination » obligatoire pour la COVID-19, l’influenza et le dcaT
Sélectionner la raison de la vaccination concernée :

• 01 - COVID-19 - Résident en CHSLD
• 02 - COVID-19 - Résident en RPA
• 03 - COVID-19 - Femme enceinte
• 04 - COVID-19 - Travailleur de la santé
• 05 - COVID-19 - Maladie chronique
• 06 - COVID-19 - Autres raisons
• 07 - Influenza - Résident en CHSLD
• 08 - Influenza - Femme enceinte
• 09 - Influenza - Maladie chronique
• 10 - Influenza - Autres raisons
• 11 - dcaT - Femme enceinte (Coqueluche)
• 12 - dcaT - Autres raisons
• RÉSERVÉ Cohortes SI-PMI

Note : Raison d’administration « 03 – COVID-19 – Femme enceinte » et « 08 - Influenza - Femme enceinte »
La raison d'administration « 08 - Influenza - Femme enceinte » doit être choisie peu importe le trimestre de grossesse ou la présence d'une autre indication de vaccination comme une maladie chronique.

La dernière raison « RÉSERVÉ Cohortes SI-PMI » ne doit pas être sélectionnée. Elle est réservée à des fonctions spécifiques non disponibles via votre interface.

Le « Lieu de vaccination »
Le lieu de vaccination sélectionné doit être celui où la vaccination est réalisée.
Voir le tableau d’aide à la « Sélection du lieu de vaccination »

Si le lieu de vaccination n'est pas disponible, veuillez adresser une demande au représentant régional RRSS de votre région. La liste de représentants régionaux RRSS est disponible sur le lien suivant: http://extranet.ti.msss.rtss.qc.ca/getdoc/e7322184-d86c-4acd-9591-bc3b14fb37bf/Liste-RR.aspx du site web de la DGTI-MSSS.

Important: Le lieu de vaccination doit être inscrit au RRSS avec les mots clés "Vaccination" et/ou "Immunisation"

Saisir les « Commentaires »
Les renseignements suivants uniquement doivent être saisis en commentaire du vaccin.
Tous les autres renseignements ne peuvent, légalement, être saisis au Registre de vaccination.

1 - Détail de la modification d’un vaccin existant
Lors de la modification d’un vaccin existant, saisir le détail de la modification en commentaire.

2 - Résultat d’un test cutané à la tuberculine (TCT)
Saisir le test TCT comme un vaccin :

• Agent : « TCT »
• Date d’administration : Date d’administration du test TCT

Saisir le résultat du TCT en commentaire :

• Date de lecture du TCT
• Résultat du TCT en millimètres
• Nom, prénom et No de permis de l’intervenant ayant effectué la lecture

3 - Test cutané à la tuberculine (TCT) - Résultat supérieur ou égal à 10 mm
Lorsque le résultat du TCT est supérieur ou égal à 10 mm, ajouter une contre-indication / précaution avec les informations suivantes :

• Type : Contre-indication / précaution
• Raison : « Autre (préciser le motif) »
• Motif : Inscrire le résultat de la lecture dans ce champ.
• Agent : TCT
• Date « Applicable du » : Date de lecture du TCT

Cette mention vise à mettre en évidence le résultat de la lecture du TCT lorsqu'il est supérieur à 10 mm, mais il ne constitue pas une « Contre-indication/Précaution ».

4 - Nom commercial / N^o de lot non disponible
Lorsque le nom commercial ou le N^o de lot sont connus, mais non disponibles au Registre de vaccination, saisir ces renseignements en commentaire et compléter tous les renseignements connus.

• Produits ou lots en circulation au Québec avant 2010
• Produits ou lots provenant de l’extérieur du Québec
• Produits sanguins (immunoglobulines)

5 - Vaccinateur étudiant
Lorsque le vaccinateur est un stagiaire, externe, candidat à la pratique ou résident :

• Sélectionner le superviseur de l’étudiant

• Saisir le nom du vaccinateur étudiant en commentaire

6 - Vaccinateur d’un autre ordre professionnel (autorisé par arrêté ministériel)
Lorsque le vaccinateur provient d’un autre ordre professionnel autorisé par arrêté ministériel pour la vaccination Influenza et COVID-19 :

• Sélectionner le superviseur du vaccinateur (doit être un/une infirmière, infirmière auxiliaire, sage-femme, inhalothérapeute, pharmacien ou médecin) au champ « Vaccinateur »
• Saisir le nom, prénom et titre d’emploi du vaccinateur d’un autre ordre professionnel en commentaire.

L’arrêté ministériel 2020-099 du 3 décembre 2020 peut être consulté en cliquant sur le lien suivant : https://cdn-contenu.quebec.ca/cdn-contenu/adm/min/sante-services-sociaux/publications-adm/lois-reglements/AM_2020-099.pdf?1607097077

7 - Vaccinateur hors Québec
Lorsque l’information concernant un intervenant hors Québec est disponible :

• Sélectionner l’intervenant « Inconnu »
• Saisir le nom du vaccinateur en commentaire

8 - TCT administré par un technologiste
Sélectionner l’intervenant qui a prescrit le test dans le Registre

• Si le nom de l’intervenant n’est pas connu, sélectionner l’intervenant « Inconnu »

Saisir le nom du technologiste en commentaire

9 - Détail du vaccin remis à l’usager
Lorsqu’un vaccin est remis à l’usager et non administré par le vaccinateur, saisir en commentaire :

• Date de remise du vaccin à l’usager
• Dates recommandées de prise de doses

10 - Lot ayant subi un bris de la chaîne de froid (BCF)
Lorsque le vaccin administré a subi un BCF, saisir ce renseignement en commentaire.

• Ex. : Lot BCF

11 - Agent combiné administré partiellement
Lorsqu'un agent combiné est administré partiellement : (Ex : Infanrix Hexa sans Hib)

• Saisir l'agent complet afin de pouvoir sélectionner le lot administré.
• Inscrire l'antigène non administré en commentaire.
• Adresser une demande au MSSS pour passer outre la validité de l'antigène non administré, à l’adresse suivante : registrevaccination@msss.gouv.qc.ca.

Pour plus de détails, se référer à la « Procédure de demande de correction » disponible sur l’ENA.
Rappel : La sélection du lot administré est importante en situation de rappel de lot.

12 - Vaccins administrés dans le cadre d’une étude
Si l'agent immunisant est disponible, saisir le vaccin et inscrire en commentaire « Vaccin administré dans le cadre d'une étude » suivi du lieu de vaccination.
Si l'agent n'est pas disponible, le vaccin ne peut pas être saisi.

Règles de saisie - Sélection du lieu de vaccination

Source de données

• Le Répertoire des ressources en santé et services sociaux (RRSS) est la source autoritaire de données du Registre de vaccination pour les organisations et les lieux de vaccination.

Public - CISSS / CIUSSS

Lieu de vaccination	Organisation à saisir dans SIPMI	Lieu à saisir dans SIPMI
Vaccination par le CISSS/CIUSSS dans les installations du CISSS/CIUSSS. Ex. : CLSC, hôpital, CHSLD	CISSS/CIUSSS Ex. : 03 CIUSSS DE LA CAPITALE	Installation où la vaccination est réalisée Ex. : 03 CLSC DE BAIE-ST-PAUL Ex. : 03 CENTRE D'HEB. BELLERIVE
Centre d'hébergement en soins de longue durée (CHSLD)	Public : CISSS/CIUSSS Ex. : 03 CIUSSS DE LA CAPITALE Privé : CHSLD Ex. : 06 CHÂTEAU SUR LE LAC	Installation où la vaccination est réalisée Ex. : 03 CENTRE D'HEB. BELLERIVE Ex. : 06 CHÂTEAU SUR LE LAC
Résidence Privée pour Aînés (RPA)	RPA Ex.: 03 RÉSIDENCE JAZZ STE-FOY	Installation où la vaccination est réalisée Ex.: 03 RÉSIDENCE JAZZ STE-FOY
Écoles primaires et secondaires (publiques ou privées)	CISSS/CIUSSS Ex. : 03 CIUSSS DE LA CAPITALE	École où la vaccination scolaire est réalisée Ex. : S 03 École de la Passerelle
Cégeps et universités	Cégep / Université si présent dans le registre, sinon saisir CISSS/CIUSSS Ex. : 03 Cégep / Université	Cégep / Université si présent dans le registre, sinon saisir l’installation à laquelle le vaccinateur est rattaché Ex. : 03 Cégep / Université
Ressources intermédiaires et de type familial (RI-RTF)	RI si présent dans le registre, sinon saisir CISSS/CIUSSS Ex. : 03 RI	RI si présent dans le registre, sinon saisir l’installation à laquelle le vaccinateur est rattaché Ex. : 03 RI
Résidence Privée pour Aînés (RPA)	RPA si présent dans le registre, sinon saisir CISSS/CIUSSS Ex.: 03 RÉSIDENCE JAZZ STE-FOY	RPA si présent dans le registre, sinon saisir l’installation à laquelle le vaccinateur est rattaché Ex.: 03 RÉSIDENCE JAZZ STE-FOY
Clinique de vaccination saisonnière	CISSS/CIUSSS Ex. : 03 CIUSSS DE LA CAPITALE	Installation à laquelle le vaccinateur est rattaché Ex. : 03 CLSC DE BAIE-ST-PAUL
Domicile
Autres lieux
Centres de la petite enfance (CPE)
Milieu carcéral
Évènement d’envergure (Nécessitant une convergence de différentes ressources/organismes dans un évènement de sécurité civile (ex. : inondation, etc.))	Région Ex. : 03 RÉGION, Québec, Québec	Région où l’événement a eu lieu Ex. : 03 RÉGION, Québec, Québec
Vaccination contre la COVID-19 dans un établissement « non traditionnel »	CISSS/CIUSSS Ex. : 03 CIUSSS DE LA CAPITALE	Installation où la vaccination est réalisée De nouveaux LDS « non traditionnels » seront ajoutés au registre, au besoin.

Public - Hors CISSS / CIUSSS (établissements non fusionnés, ou non visés par la Loi)

Lieu de vaccination	Organisation à saisir dans SIPMI	Lieu à saisir dans SIPMI
Vaccination dans un établissement non fusionné ou non visé par la Loi Ex.: Hôpital Sainte-Justine	Organisation Ex. : 06 CHU SAINTE-JUSTINE	Installation Ex. : 06 CHU SAINTE-JUSTINE

Privé

Lieu de vaccination	Organisation à saisir dans SIPMI	Lieu à saisir dans SIPMI
Pharmacie, clinique voyage, GMF, santé au travail, bureau de santé des cégeps, universités ou entreprises privées	Pharmacie, clinique voyage, GMF, bureau de santé Ex. : 03 GMF CITE VERTE	Pharmacie, clinique voyage, GMF, bureau de santé Ex. : 03 GMF CITE VERTE

Hors Québec et Inconnu

Lieu de vaccination	Organisation à saisir dans SIPMI	Lieu à saisir dans SIPMI
Hors Québec, Inconnu	Hors Québec, Inconnu	Hors Québec, Inconnu