Frequently Asked Question
2. Usager du Registre de vaccination
Last Updated 2 years ago
Les informations démographiques apparaissant dans le haut de la fenêtre sont celles inscrites au Registre. Pour les mettre à jour avec les informations contenues dans Ofys, cliquez sur « Mettre à jour l’usager ».
N.B. : Le terme « usager » fait référence au patient.

Mise à jour du profil de l’usager
Usager apparié RAMQ
La mise à jour des renseignements d’un usager apparié avec la RAMQ est non permise.
L’appariement des usagers avec la RAMQ est effectué quatre fois par année pour tous les usagers du registre.
Usager non apparié RAMQ
Dans le contexte de la pratique vaccinale, il est indiqué d’inscrire tous les renseignements à jour au profil de l’usager.
Nom et prénom
Le nom et le prénom doivent être saisis comme inscrits sur la carte d’assurance maladie.
Numéro d’assurance maladie (NAM)
Le No d’assurance maladie est obligatoire pour tous les usagers ayant un NAM.
Usager en attente d’un NAM
Il est permis de créer un usager en attente d’un NAM
Lorsque l’usager n’a pas de No d’assurance maladie, un « Identifiant » doit être saisi.
Choix possibles pour la saisie d’identifiant :
Identification des bébés de moins d'un an nés au Québec dont la CAM n'est pas émise
Inscrire le nom et prénom du bébé comme suit :
Rechercher des bébés de moins d’un an nés au Québec dont la carte d’assurance maladie n’est pas émise
Il est important de rechercher les bébés selon l’identification indiquée, afin d’éviter la création de doublons.
Il est permis de saisir le numéro de carte d’assurance maladie pour les usagers en provenance d’autres provinces/territoires du Canada.
Usager adopté – Usager Non Apparié RAMQ seulement
Inscrire le nom et prénom du bébé comme suit :
L’adresse complète doit être saisie dans le champ « Adresse ».
Ex. : 1000, route l’Église, app. 600
Code postal
Le code postal doit être saisi, car ce renseignement génère le territoire CLSC de l’usager.
La saisie du code postal ne génère pas automatiquement la ville.
Téléphone
Téléphone de l’usager
Le numéro de téléphone doit être saisi.
Les noms des parents doivent être saisis dans la section « Contacts » pour tous les usagers.
Choix possibles :
Lorsque les noms et prénoms du père ou de la mère sont inconnus, ne rien saisir dans les champs correspondants à ces renseignements, afin de favoriser les possibilités d’appariement des dossiers avec la RAMQ.
N.B. : Le terme « usager » fait référence au patient.
Règles de saisie - Usager
Informations sur l’usagerUsager apparié RAMQ
La mise à jour des renseignements d’un usager apparié avec la RAMQ est non permise.
L’appariement des usagers avec la RAMQ est effectué quatre fois par année pour tous les usagers du registre.
Usager non apparié RAMQ
Dans le contexte de la pratique vaccinale, il est indiqué d’inscrire tous les renseignements à jour au profil de l’usager.
Nom et prénom
Le nom et le prénom doivent être saisis comme inscrits sur la carte d’assurance maladie.
Numéro d’assurance maladie (NAM)
Le No d’assurance maladie est obligatoire pour tous les usagers ayant un NAM.
Usager en attente d’un NAM
Il est permis de créer un usager en attente d’un NAM
- Sélectionner le « Type d’identifiant » : Aucun identifiant
- Compléter le plus de renseignements possible
Lorsque l’usager n’a pas de No d’assurance maladie, un « Identifiant » doit être saisi.
Choix possibles pour la saisie d’identifiant :
- Autre document étatique
- Numéro de passeport ou visa d’entrée
- Numéro de permis de conduire
- Aucun identifiant
Identification des bébés de moins d'un an nés au Québec dont la CAM n'est pas émise
Inscrire le nom et prénom du bébé comme suit :
- Prénom du bébé : « BB de » suivi du prénom de la mère
- Nom du bébé : Nom de famille de la mère
- Si le nom de la mère est Hélène Tremblay
- Le bébé doit être nommé de la façon suivante :
- Prénom du bébé: BB de Hélène
- Nom du bébé : Tremblay
- Prénom des bébés de naissances multiples : BB1 de Hélène, BB2 de Hélène, etc. Ne pas insérer d’espace entre BB et le chiffre.
- Ne pas utiliser le nom de famille et le prénom de la mère pour les bébés nés hors Québec, inscrire le nom et prénom de l'enfant tel que déclaré par les parents et inscrits sur la pièce étatique présentée.
Rechercher des bébés de moins d’un an nés au Québec dont la carte d’assurance maladie n’est pas émise
Il est important de rechercher les bébés selon l’identification indiquée, afin d’éviter la création de doublons.
- Prénom du bébé: BB de Hélène
- Nom du bébé : Tremblay
Il est permis de saisir le numéro de carte d’assurance maladie pour les usagers en provenance d’autres provinces/territoires du Canada.
Usager adopté – Usager Non Apparié RAMQ seulement
- Si l’usager existe, modifier cet usager avec les renseignements de l’usager adopté seulement.
- Si aucun usager n’existe, créer l’usager avec les renseignements de l’usager adopté seulement.
- Inscrire les noms des parents d’adoption seulement.
- Supprimer tous renseignements associés aux parents biologiques des autres profils existants, le cas échéant.
Inscrire le nom et prénom du bébé comme suit :
- Prénom du bébé : « BB de » suivi du prénom de la mère
- Nom du bébé : Nom de famille de la mère
- Si le nom de la mère est Hélène Tremblay
- Le bébé doit être nommé de la façon suivante :
- Prénom du bébé: BB de Hélène
- Nom du bébé : Tremblay
- Prénom des bébés de naissances multiples : BB1 de Hélène, BB2 de Hélène, etc. Ne pas insérer d’espace entre BB et le chiffre.
- Ne pas utiliser le nom de famille et le prénom de la mère pour les bébés nés hors Québec, inscrire le nom et prénom de l'enfant tel que déclaré par les parents et inscrits sur la pièce étatique présentée.
Adresse
Adresse de l’usagerL’adresse complète doit être saisie dans le champ « Adresse ».
Ex. : 1000, route l’Église, app. 600
Code postal
Le code postal doit être saisi, car ce renseignement génère le territoire CLSC de l’usager.
La saisie du code postal ne génère pas automatiquement la ville.
Téléphone
Téléphone de l’usagerLe numéro de téléphone doit être saisi.
Contacts
Noms des parentsLes noms des parents doivent être saisis dans la section « Contacts » pour tous les usagers.
Choix possibles :
- Curateur
- Mère
- Père
- Tuteur
Lorsque les noms et prénoms du père ou de la mère sont inconnus, ne rien saisir dans les champs correspondants à ces renseignements, afin de favoriser les possibilités d’appariement des dossiers avec la RAMQ.