Frequently Asked Question

Les informations démographiques apparaissant dans le haut de la fenêtre sont celles inscrites au Registre. Pour les mettre à jour avec les informations contenues dans Ofys, cliquez sur « Mettre à jour l’usager ».

N.B. : Le terme « usager » fait référence au patient.

Règles de saisie - Usager

Informations sur l’usager

Mise à jour du profil de l’usager

Usager apparié RAMQ
La mise à jour des renseignements d’un usager apparié avec la RAMQ est non permise.
L’appariement des usagers avec la RAMQ est effectué quatre fois par année pour tous les usagers du registre.

Usager non apparié RAMQ
Dans le contexte de la pratique vaccinale, il est indiqué d’inscrire tous les renseignements à jour au profil de l’usager.

Nom et prénom
Le nom et le prénom doivent être saisis comme inscrits sur la carte d’assurance maladie.

Numéro d’assurance maladie (NAM)
Le N^o d’assurance maladie est obligatoire pour tous les usagers ayant un NAM.

Usager en attente d’un NAM
Il est permis de créer un usager en attente d’un NAM

• Sélectionner le « Type d’identifiant » : Aucun identifiant
• Compléter le plus de renseignements possible
  

Usager sans NAM - Identifiant obligatoire
Lorsque l’usager n’a pas de N^o d’assurance maladie, un « Identifiant » doit être saisi.
Choix possibles pour la saisie d’identifiant :

• Autre document étatique
• Numéro de passeport ou visa d’entrée
• Numéro de permis de conduire
• Aucun identifiant

Identification des bébés de moins d'un an nés au Québec dont la CAM n'est pas émise
Inscrire le nom et prénom du bébé comme suit :

• Prénom du bébé : « BB de » suivi du prénom de la mère
• Nom du bébé : Nom de famille de la mère

Exemple :

• Si le nom de la mère est Hélène Tremblay
• Le bébé doit être nommé de la façon suivante :
  
  • Prénom du bébé: BB de Hélène
  • Nom du bébé : Tremblay

Cas particuliers :

• Prénom des bébés de naissances multiples : BB1 de Hélène, BB2 de Hélène, etc. Ne pas insérer d’espace entre BB et le chiffre.
• Ne pas utiliser le nom de famille et le prénom de la mère pour les bébés nés hors Québec, inscrire le nom et prénom de l'enfant tel que déclaré par les parents et inscrits sur la pièce étatique présentée.

Important : Les informations d’identification doivent être mises à jour lors de la prochaine visite de vaccination en fonction des informations sur la carte d’assurance maladie. Ceci permettra l’appariement avec la RAMQ et évitera la création de doublons.

Rechercher des bébés de moins d’un an nés au Québec dont la carte d’assurance maladie n’est pas émise
Il est important de rechercher les bébés selon l’identification indiquée, afin d’éviter la création de doublons.

• Prénom du bébé: BB de Hélène
• Nom du bébé : Tremblay

Usager en provenance d’autres provinces/territoires du Canada
Il est permis de saisir le numéro de carte d’assurance maladie pour les usagers en provenance d’autres provinces/territoires du Canada.

Usager adopté – Usager Non Apparié RAMQ seulement

• Si l’usager existe, modifier cet usager avec les renseignements de l’usager adopté seulement.
• Si aucun usager n’existe, créer l’usager avec les renseignements de l’usager adopté seulement.
• Inscrire les noms des parents d’adoption seulement.
• Supprimer tous renseignements associés aux parents biologiques des autres profils existants, le cas échéant.

Identification des bébés de moins d'un an nés au Québec dont la carte d’assurance maladie n'est pas émise
Inscrire le nom et prénom du bébé comme suit :

• Prénom du bébé : « BB de » suivi du prénom de la mère
• Nom du bébé : Nom de famille de la mère

Exemple :

• Si le nom de la mère est Hélène Tremblay
• Le bébé doit être nommé de la façon suivante :
  
  • Prénom du bébé: BB de Hélène
  • Nom du bébé : Tremblay

Cas particuliers :

• Prénom des bébés de naissances multiples : BB1 de Hélène, BB2 de Hélène, etc. Ne pas insérer d’espace entre BB et le chiffre.
• Ne pas utiliser le nom de famille et le prénom de la mère pour les bébés nés hors Québec, inscrire le nom et prénom de l'enfant tel que déclaré par les parents et inscrits sur la pièce étatique présentée.

Important : Les informations d’identification doivent être mises à jour lors de la prochaine visite de vaccination en fonction des informations sur la carte d’assurance maladie. Ceci permettra l’appariement avec la RAMQ et évitera la création de doublons.

Adresse

Adresse de l’usager
L’adresse complète doit être saisie dans le champ « Adresse ».
Ex. : 1000, route l’Église, app. 600

Code postal
Le code postal doit être saisi, car ce renseignement génère le territoire CLSC de l’usager.
La saisie du code postal ne génère pas automatiquement la ville.

Téléphone

Téléphone de l’usager
Le numéro de téléphone doit être saisi.

Contacts

Noms des parents
Les noms des parents doivent être saisis dans la section « Contacts » pour tous les usagers.
Choix possibles :

• Curateur
• Mère
• Père
• Tuteur

Noms des parents inconnus
Lorsque les noms et prénoms du père ou de la mère sont inconnus, ne rien saisir dans les champs correspondants à ces renseignements, afin de favoriser les possibilités d’appariement des dossiers avec la RAMQ.