Frequently Asked Questions

2. Dispensateurs / professionnels
Last Updated 10 months ago

Généralités
Cette section explique la création et la modification de fiches de professionnels. Les dispensateurs de services doivent être créés dans Ofys afin qu'ils apparaissent dans la liste des professionnels disponibles pour la gestion des rendez-vous. Ils doivent également être des utilisateurs pour avoir accès à Ofys.

Pour gérer les dispensateurs et leur créer un accès Ofys (compte utilisateur), vous devez être connecté avec le nom d'utilisateur gestionutilisateurs. Si voulez simplement créer des dispensateurs de services sans accès Ofys, vous pouvez être connecté en tant qu'administrateur dans l'espace de travail standard.

*Ce chapitre concerne la création de dispensateurs de services (p. ex., un médecin). Si l'utilisateur que vous voulez créer n'est pas un dispensateur de services (p. ex., une secrétaire), veuillez vous référer au chapitre Employés.



Créer un nouveau dispensateur de services
Dans le menu de gauche, cliquez sur l'onglet Dispensateurs de services, puis sur Rechercher un dispensateur de services.

Dans la fenêtre de recherche, écrivez le nom ou numéro du médecin, puis cliquez sur Rechercher. Si aucun résultat n'est trouvé, cliquez sur Rechercher Web. Cela lancera la recherche dans la base de données d'Info-Data. Si un résultat correspond à ce que vous cherchez, double-cliquez dessus. Il sera ajouté à votre base de données avec son nom, prénom et numéro de pratique. Complétez sa fiche en suivant les instructions ci-bas.

Si rien ne correspond à ce que vous cherchez, cliquez sur Nouveau Dispensateur de services dans le menu de gauche.


Remplir la fiche
  • Dans la section Personne, inscrivez le nom et le prénom du dispensateur.
  • Dans la section Professionnel, inscrivez son code de dispensateur (numéro de pratique). Vous pouvez aussi indiquer le type et la spécialité.
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  • Cochez la case Traitant pour indiquer que le professionnel fait partie de la clinique et pour activer des fonctionnalités telles le module B2B (inscription RAMQ) pour ce médecin.
  • Cochez la case Rendez-vous pour qu'il apparaisse dans l'horaire des rendez-vous de la clinique.
  • La case Professionnel de garde active ce médecin comme professionnel de garde. Un seul médecin de garde peut être actif par clinique. Pour le changer, il faut qu'un autre médecin coche cette case dans sa fiche. Le professionnel de garde est par exemple celui qui va recevoir les documents ou laboratoires qui ne sont assignés à personne d'autre.
  • Cochez la case Validation manuelle des labos/docs "Vus" lorsque vous créez un nouveau dispensateur. Pour un nouvel utilisateur de Ofys, il est plus prudent de valider les résultats manuellement pour éviter que des résultats anormaux soient oubliés. Plus tard, le dispensateur pourra modifier cette préférence en ouvrant sa fiche dans l'espace administratif ou dans Ofys Pro.
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  • Dans la section Sites, inscrivez le(s) site(s) associé(s) au professionnel. Cliquez sur « Ajouter », sélectionnez le site dans le menu déroulant, puis cliquez sur « Ok ». Il est important d'indiquer le site pour que le professionnel apparaisse comme étant à l'horaire du site dans l'horaire multi-professionnels et pour la fonction « Professionnels avec horaire ».
Si le professionnel n'a pas besoin d'avoir accès à Ofys, la procédure est terminée. Cliquez sur la disquette dans le haut de la page pour enregistrer le tout.


Créer un utilisateur pour le professionnel
Si le professionnel veut pouvoir se connecter à Ofys, il faut lui créer un utilisateur.
  • Toujours dans sa fiche, cliquez sur la section Utilisateur en bas complètement.
  • Cochez la case Est un utilisateur, puis inscrivez un nom d'utilisateur et un mot de passe (minimum cinq caractères).
  • Enfin, cochez le rôle « Clinicien », puis enregistrez le tout avec la disquette en haut de la page.

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Détails sur les rôles
  • Gestion des utilisateurs : Seulement l'utilisateur « Gestion, Utilisateurs », créé par Logiciels Info-Data, a droit à ce rôle. Vous ne devriez jamais cocher cette case vous-même.
  • Administrateur : Ce rôle permet la gestion de certains paramètres et préférences, la désactivation et fusion de patients, l'accès aux requêtes, la gestion des ressources de facturation, etc.
  • Clinicien : donne accès aux modules pour les professionnels de la santé : dossier clinique, résultats de laboratoire, etc.
  • Stagiaire : limite les droits « cliniciens ». Pour un stagiaire, il faut donc cocher clinicien ET stagiaire. Il pourra écrire une note clinique, mais ne pourra pas l'enregistrer sans identifier un superviseur (qui devra réviser la note).
  • Secrétaire : permet la gestion de l'index patient et des rendez-vous.
  • Facturation : donne accès aux modules de facturation (privée, RAMQ, Nouveau-Brunswick).
Gérer les utilisateurs
Dans la liste des utilisateurs, un rond rouge (serrure rouge) sur l'utilisateur signifie qu'il est désactivé. Pour le réactiver, ouvrez sa fiche, puis cliquez sur le bouton Cliquer pour réactiver.

Un X rouge signifie que le mot de passe de l'utilisateur est temporaire. Habituellement, c'est dû au fait que c'est le gestionnaire des utilisateurs qui a choisi le mot de passe de l'utilisateur. Celui-ci devra simplement en choisir un nouveau lors de sa prochaine connexion.

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Vous trouverez les utilisateurs bloqués sous Utilisateurs bloqués dans le menu de gauche. Ils ont aussi un X rouge. Habituellement, un utilisateur est bloqué quand il s'est trompé de mot de passe plus de x nombre de fois. Pour le débloquer, ouvrez sa fiche, puis allez sous le menu Utilisateur. Vous y trouverez le bouton Débloquer. Cliquez dessus, puis enregistrez.

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Désactiver un utilisateur
Pour retirer l'accès Ofys à un utilisateur, rendez-vous dans sa fiche et sous Utilisateurs dans le bas de la page, décochez la case "Est un utilisateur". Cliquez ensuite sur "Cliquer pour désactiver" au haut de sa fiche. Il est important de faire les deux.


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