Frequently Asked Questions

1. Employés
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Généralités
Cette section explique la création et la modification de fiches d'employés. Il faut créer des comptes Ofys aux employés afin qu'ils aient accès au logiciel. Chaque personne doit avoir son propre compte utilisateur.

Pour gérer les utilisateurs, vous devez être connecté avec le nom d'utilisateur gestionutilisateurs.

Ce chapitre concerne la création d'utilisateurs qui ne sont pas des dispensateurs de services (p. ex., une secrétaire). Si l'utilisateur que vous voulez créer est un dispensateur de services (p. ex., un médecin), veuillez vous référer au chapitre Professionnels.



Créer un nouvel employé
  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur l'onglet Employés.
  2. Double-cliquez sur Nouvel Employé.
  3. Remplissez les informations dans la fiche. Seuls les champs Nom et Prénom sont nécessaires (vous pouvez inscrire plus d'informations si désiré).
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  5. Cliquez sur Utilisateur (la dernière ligne du bas).
  6. Cochez Est un utilisateur.
  7. Choisissez un nom d'utilisateur et un mot de passe (minimum cinq caractères). Lors de sa première connexion, la personne pourra choisir son propre mot de passe.
  8. Cochez les rôles de l'utilisateur (vous pouvez en cocher plus d'un). Voir plus bas pour l'explication des rôles.
  9. Cliquez sur la disquette bleue en haut de la page pour enregistrer les modifications.
L'employé pourra se connecter à Ofys avec son nom d'utilisateur et son mot de passe.

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Détails sur les rôles
  • Gestion des utilisateurs : Seulement l'utilisateur « Gestion, Utilisateurs », créé par Logiciels Info-Data, a droit à ce rôle. Vous ne devriez jamais cocher cette case vous-même.
  • Administrateur : Ce rôle permet la gestion de certains paramètres et préférences, la désactivation et fusion de patients, l'accès aux requêtes, la gestion des ressources de facturation, etc.
  • Secrétaire : permet la gestion de l'index patient et des rendez-vous.
  • Secrétaire médicale: en plus des fonctions secrétaires, permet la numérisation et la consultation des dossiers cliniques et documents (c.-à-d., lecture et impression, mais pas édition).
  • Facturation : donne accès au module de facturation privée.
Les rôles s'additionnent. Par exemple, pour créer un utilisateur qui est une secrétaire médicale ayant accès à la facturation et aux droits administrateurs, il faut cocher les rôles Secrétaire médicale, Administrateur et Facturation.


Gérer les utilisateurs
Dans la liste des utilisateurs, un rond rouge (serrure rouge) sur l'utilisateur signifie qu'il est désactivé. Pour le réactiver, ouvrez sa fiche, puis cliquez sur le bouton Cliquer pour réactiver.

Un X rouge signifie que le mot de passe de l'utilisateur est temporaire. Habituellement, c'est dû au fait que c'est le gestionnaire des utilisateurs qui a choisi le mot de passe de l'utilisateur. Celui-ci devra simplement en choisir un nouveau lors de sa prochaine connexion.

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Vous trouverez les utilisateurs bloqués sous Utilisateurs bloqués dans le menu de gauche. Ils ont aussi un X rouge. Habituellement, un utilisateur est bloqué quand il s'est trompé de mot de passe plus de x nombre de fois. Pour le débloquer, ouvrez sa fiche, puis allez sous le menu Utilisateur. Vous y trouverez le bouton Débloquer. Cliquez dessus, puis enregistrez.

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Désactiver un utilisateur
Pour retirer l'accès Ofys à un utilisateur, rendez-vous dans sa fiche et décochez la case « Est un utilisateur » au bas de la page. Cliquez ensuite sur le bouton "Désactiver" au haut de la fiche. Il est important de faire les deux.


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