Frequently Asked Questions

1. Numérisation : tout à savoir
Last Updated 10 months ago

Généralités
Un des grands avantages de l'informatisation : se débarrasser enfin de vos archives!

Considérant le coût des espaces à bureau et de la main-d'oeuvre, l'élimination des dossiers papiers est très rentable, et ce, particulièrement avec le module de numérisation d'Ofys qui sans doute le plus efficace sur le marché.

Cette section présente d'abord une procédure brève pour numériser des documents. Elle couvre ensuite quelques caractéristiques importantes concernant le numériseur, puis donne plus de détails sur la procédure de numérisation, la consultation des documents, la modification de documents numérisés et la configuration d'étiquettes.



En bref : procédure de numérisation
  1. Cliquez sur Numériser des documents dans le menu de gauche.
  2. Placez le document dans le numériseur.
  3. Ouvrez l'application du numériseur et débutez la numérisation.
  4. Les documents numérisés vont automatiquement apparaître dans Ofys, dans la colonne « Liste » du module de numérisation.
  5. Cliquez sur les documents pour vérifier qu'ils sont bien numérisés.
  6. Dans le champ Client, recherchez le patient avec ses informations (Nom/DDN/NAM/etc.). Faites Enter pour ouvrir la fenêtre de recherche et trouver le patient correspondant. Si le système n'en trouve qu'un, un deuxième Enter suffit pour le sélectionner.
    • Ofys offre une fonction très optimisée de reconnaissance du NAM. Si un NAM est trouvé dans le document et qu'il correspond à un patient dans Ofys, celui-ci s'inscrit dans le champ Client, qui apparaît alors en vert. Il reste impératif de s'assurer que le patient correspond bien à celui du document.
  7. Vérifiez que le professionnel traitant est bien le médecin qui est inscrit sur le résultat. Sinon, ajoutez-le dans la section Dispensateurs de service et supprimez l'autre médecin avec le x rouge (le médecin de garde disparaît automatiquement lorsqu'on en ajoute un second). Il doit toujours y avoir au minimum 1 médecin inscrit; s'il n'y en a pas, le document ne s'assignera pas.
  8. Donnez un nom au document dans la section Nom.
  9. Inscrivez la date à laquelle l'examen a été fait/le patient a été vu/etc.
  10. Choisissez l'étiquette sous laquelle classer le document. Les étiquettes restent cochées de fois en fois; attention à décocher celles non nécessaires.
  11. Cliquez sur Assigner.
    • Le système vous demande de confirmer l'envoi si le fichier dépasse la taille de 100 kb, car les grosses images peuvent ralentir votre réseau. Il est normal qu'un fichier de plusieurs pages dépasse 100 kb, mais un fichier d'une seule page ne devrait pas, normalement, le dépasser. Si cela arrive fréquemment, s'il-vous-plaît nous contacter pour qu'on vérifie la configuration de votre numériseur.
Notification au médecin
En règle générale, le médecin inscrit dans la section Dispensateurs de services recevra une notification pour chaque document numérisé. C'est important si on numérise des résultats qui n'ont pas été vus par celui-ci. S'il n'a pas besoin de les voir (p. ex., quand on numérise des archives), on peut cocher la case « Documents déjà vus par le(s) professionnel(s) ». Il ne recevra pas de notification.
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Choix du numériseur
Pour l'efficacité du personnel administratif et la qualité des documents numérisés, le choix du numériseur est important. Notre équipe se fera un plaisir de vous conseiller.

Le numériseur doit avoir un logiciel accompagnateur, installé sur un ordinateur, qu’on utilise pour démarrer la numérisation et qui permet de :

  • Paramétrer le dossier de sortie;
  • Paramétrer le type de fichier de sortie en PDF;
  • Supporter la gestion multi-pages ou page simple;
  • Supporter le gestion recto et recto-verso;
  • Paramétrer la résolution à un minimum de 150 ppp en noir ou en tons de gris;
  • Offrir une excellente qualité d’image tout en respectant la taille de celle-ci pour la transmission sur le nuage.
Idéalement, il devrait également :

  • Supporter la reconnaissance de caractères (important pour la reconnaissance de NAM et de codes à barres pour la classification automatique);
  • Numériser plus de 30 feuilles par minute;
  • Avoir un chargeur de documents de qualité (pour éviter les blocages de papier);
  • Être silencieux;
  • Être simple d’utilisation (un bon logiciel devrait numériser en un clic);
  • Paramétrer la compression maximum.


Numériser des documents : procédure détaillée
Cliquez sur Numériser des documents dans le menu vertical gauche.

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Placez les documents dans le chargeur du numériseur (avec le modèle FI-7160, on les place l'écriture vers le panneau du numériseur et la tête vers le bas) et lancez la numérisation (en général, c'est fait à partir du logiciel du numériseur, comme PaperStream). Les images s'afficheront automatiquement dans la liste dans Ofys.

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Puis, il y a deux façons de les assigner : avec le classement automatique par codes à barres, ou par assignation manuelle. Elles sont présentées dans les deux sections suivantes.



A) Classement par code à barres
Lorsqu'un fichier contient le code à barres d'un patient, il peut être assigné dans sa fiche automatiquement. Un code à barres peut être imprimé sur une étiquette qui sera déposée sur le document, ou encore être imprimé directement sur les documents, grâce à la fonction d'ajout d'un code à barres dans la fenêtre d'impression.Après avoir numérisé des documents avec codes à barres, cliquez simplement sur le bouton Classer - Code à barres. Le système analysera tous les documents pour les classer avec le bon patient.

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Lorsque l'analyse sera terminée, vous aurez cette fenêtre d'information :

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Il est important de bien vérifier la ligne rouge qui indique le nombre de fichiers non classés. Par exemple, un code à barres illisible empêchera l'assignation automatique. Ces fichiers doivent être assignés manuellement (voir plus bas comment).

Fiche de visite avec dispensateur
Le document avec code à barres le plus utilisé est probablement la fiche de visite avec dispensateur, sur laquelle le professionnel écrit sa note clinique.

Particularités importantes concernant l'assignation avec code à barres
  1. Copies envoyées, notifications « à voir » et tâches :
    • Une copie du document est toujours envoyée au professionnel traitant du patient.
    • Si le document est une rencontre, une copie est envoyée au professionnel auteur de celle-ci, mais elle est toujours marquée comme vue.
    • Si le document n'est pas une rencontre et s'il n'y a pas de professionnel traitant au dossier du patient, une copie est envoyée au professionnel de garde.
    • La section « Dispensateurs de services » n'est pas utilisée. Aucune copie n'est envoyée aux professionnels inscrits à cette section s'ils sont différents de ceux mentionnés ci-haut.
    • Le professionnel sélectionné manuellement par l'étiquette « Rencontre » n'est pas utilisée. Aucune copie ne lui est envoyée s'il est différent de ceux mentionnés ci-haut.
    • Si la case « Documents déjà vus par le(s) professionnel(s) » est cochée, les copies sont toutes marquées comme vues.
    • Si la case « Créer une tâche aux dispensateurs » est cochée, le système crée une tâche avec le texte « Voir le document numérisé » pour chaque copie de chaque document numérisé.
  2. Le patient sélectionné manuellement n'est pas utilisé. Le patient est trouvé avec le code à barres seulement (par son numéro de dossier). S'il ne peut pas être trouvé, le document ne sera pas assigné.
  3. Nom du document : Si un nom est écrit, il est utilisé pour tous les documents classés code à barres. Si le champ est vide, on utilise le nom déterminé automatiquement :
    • Si le document est une rencontre, le nom automatique est 'Rencontre (AAAA-MM-JJ)'.
    • Si le document est un sommaire, le nom automatique est 'Sommaire'.
    • Si le document est une archive, le nom automatique est 'Archive'.
    • Si le nom manuel est vide et qu'aucun nom automatique n'a été déterminé, le nom automatique est '-'.
  4. La date manuelle est utilisée si aucune date automatique n'a été assignée au document. Si la date manuelle est vide, la date du jour est utilisée.
  5. Les étiquettes sélectionnées manuellement sont ajoutées aux étiquettes sélectionnées automatiquement. Assurez-vous qu'il n'y a aucune étiquette cochée par erreur.
  6. Le statut du résultat (S/O, Normal, Anormal, Très anormal) est assigné à tous les documents.



B) Assignation manuelle
Si on n'utilise pas de code à barres, il faut assigner les documents numérisés de façon manuelle. Sélectionnez d'abord un ou plusieurs documents dans la liste de gauche, puis remplissez les champs à droite. Cette section fournie des détails sur chaque champ.

Prévisualisation
Il faut d'abord vérifier que le document est bien numérisé (lisible, à l'endroit, etc.). Notez que si on fait une rotation avec le document, celle-ci n'est pas sauvegardée lors de l'assignation (l'image sera encore à l'envers pour le médecin). Il vaut mieux numériser à nouveau le document.

Client
Cherchez le patient à partir du champ Client. Vous pouvez chercher avec son nom, NAM, numéro de dossier, etc., puis appuyez sur Enter pour lancer la recherche. Lorsque le patient est trouvé, son numéro de dossier s'inscrit dans le champ, et d'autres informations apparaissent en dessous. Ofys offre une fonction très optimisée de reconnaissance du NAM pour rendre l'assignation du document encore plus rapide. Si un NAM est trouvé dans le document et qu'il correspond à un patient dans Ofys, celui-ci s'inscrit dans le champ Client, qui apparaît alors en vert. Il reste impératif de s'assurer que le patient correspond bien à celui du document. Bien que la marge d'erreur soit faible, l'erreur d'association est possible (à cause, par exemple, de la qualité du papier ou de l'impression).

On peut ouvrir la fiche du patient sélectionné en cliquant sur l'icône « i » à la droite du champ.

Dispensateurs de services
Le professionnel traitant du patient sélectionné s'inscrit automatiquement. S'il n'en a pas, c'est le professionnel de garde* qui s'inscrit.Vous pouvez le modifier ou en ajouter si nécessaire, en cherchant dans l'espace de recherche. Pour en retirer un, sélectionnez-le puis cliquez sur le X (le professionnel de garde est retiré automatiquement lorsqu'on ajoute un nouveau dispensateur). Il doit toujours y avoir au minimum 1 médecin inscrit; s'il n'y en a pas, le document ne s'assignera pas.

Les professionnels inscrits dans ce champ recevront une copie du document numérisé, accompagnée d'une notification « À voir » (à moins que la case « Documents déjà vus par le(s) professionnel(s) » ne soit cochée).

*On peut modifier le professionnel de garde en cochant la case à cet effet dans la fiche d'un autre professionnel.

Nom
Vous pouvez donner un Nom au document. C'est ce qui apparaît dans la liste des documents du patient et qui permet aux cliniciens de l'identifier rapidement. Vous pouvez utiliser des gabarits pour les noms utilisés fréquemment.Si le nom manuel est vide et qu'aucun nom automatique n'est utilisé, le nom sera '-'.

Date
C'est la date qui est donnée au document. Par défaut, on met la date du jour, mais on peut la modifier. Il existe des raccourcis clavier pour la modifier rapidement : Z pour diminuer d'une journée et X pour augmenter d'une journée, A pour diminuer d'une semaine et S pour augmenter d'une semaine, Q pour diminuer d'un mois et W pour augmenter d'un mois, E pour diminuer d'un an et R pour augmenter d'un an, et T pour la date du jour.

Étiquettes
Les étiquettes servent à classer les documents en catégories. Il y en a quelques-unes par défaut; les autres sont paramétrables par clinique pour s'adapter à tout système de classement.

Vous pouvez en cocher une, plusieurs ou aucune. Notez qu'elles restent cochées de fois en fois; il faut les décocher pour les documents suivants si elles ne sont pas pertinentes.

Documents déjà vus par le(s) professionnel(s)
En règle générale, le médecin inscrit dans la section Dispensateurs de services recevra une notification pour chaque document numérisé. C'est important si on numérise des résultats qui n'ont pas été vus par celui-ci. S'il n'a pas besoin de les voir (p. ex., quand on numérise des archives), on peut cocher la case « Documents déjà vus par le(s) professionnel(s) ». Il ne recevra pas de notification.

Créer une tâche aux dispensateurs
Si cette case est cochée, le système crée une tâche avec le texte « Voir le document numérisé » pour chaque copie de chaque document numérisé.

Résultat
Par défaut, le statut du résultat est « S/O ». On peut cocher qu'il est normal, anormal ou très anormal. Dans le dossier du patient, un code couleur indique son statut : vert (normal), jaune (anormal) ou rouge (très anormal).

Attention : La case reste cochée pour les documents suivants.

Assigner
Une fois toutes les informations saisies, cliquez sur ce bouton pour assigner le document dans le dossier du patient. Le système vous demande de confirmer l'envoi si le fichier dépasse la taille de 100 kb, car les grosses images peuvent ralentir votre réseau. Il est normal qu'un fichier de plusieurs pages le dépasse, mais un fichier d'une seule page ne devrait pas, normalement, le dépasser. Si cela arrive fréquemment, veuillez nous contacter pour qu'on vérifie la configuration de votre numériseur.

La vitesse à laquelle les fichiers sont transférés dépend de leur taille et de votre connexion réseau. Les images disparaissent de la liste une fois le transfert complété.

Réinitialiser
Ce bouton permet d'effacer les informations inscrites (p. ex., le nom, les étiquettes cochées) si vous préférez recommencer la saisie au complet.


Ajouter un texte libre
Il est possible d'ajouter un document avec du texte libre pour l'assigner au dossier d'un patient.

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Pour ce faire, cliquez sur Ajouter un texte libre. Dans la fenêtre qui s'affiche, donnez un nom au fichier (« Nom du fichier (sans extension)) ». Il n'apparaîtra nul part après l'assignation. Puis, écrivez votre texte dans l'espace à cet effet et cliquez sur Enregistrer.

Le document apparaîtra dans la liste et vous pourrez l'assigner à un patient de la même façon qu'un document numérisé.



Effacer les images
Ce bouton permet d'effacer des fichiers qui ont été numérisés mais que vous ne voulez pas en fin de compte assigner dans Ofys.

Sélectionnez le(s) document(s) dans la liste, puis cliquez sur ce bouton. Cette action est irréversible.

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Scinder des documents/retirer une(des) page(s) d'un document


Ce bouton permet de modifier un document numérisé qui n'est pas encore assigné à un dossier :

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Lorsque vous cliquez ce bouton, la procédure pour scinder le document (ou pour en retirer des pages) est expliquée :

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Étiquettes avec étoile
Certaines étiquettes précédées d'une étoile ont un comportement particulier :
  • L'étiquette Rencontre permet d'ajouter le document aux rencontres du patient. Une fenêtre demande de choisir l'auteur de celui-ci. Suite à l'assignation, le logiciel cherche parmi toutes les versions initiales des rencontres. S'il y a en a une dont le professionnel et la date correspondent au document, il y est joint. Si aucune rencontre n’est trouvée, on en crée une à la date du document (ou à la date du jour dans l’ancienne interface).
    • Une copie du document est envoyée à l'auteur de celui-ci, mais elle est toujours marquée comme vue. Une copie est aussi envoyée au professionnel traitant du patient.
    • Nom du document : Si un nom est écrit, il est utilisé. Si le champ est vide, le nom sera « Rencontre (AAAA-MM-JJ) ».
    • Attention: en date d'avril 2018, des documents assignés *Rencontre ne peuvent pas être retirés du dossier du patient. S'il y a une erreur, il faut modifier la note et écrire dans la raison de consultation que c'est une erreur.
  • Les documents avec l'étiquette Sommaire s'affichent au-dessus du sommaire dans le dossier clinique.


Modifier un document déjà assigné
On peut toujours modifier les informations d'un document déjà assigné. Il faut d'abord le trouver :
  • Si vous vous souvenez du dossier auquel vous l'avez assigné, recherchez le patient avec la Recherche client. Ouvrez ensuite son onglet dans le menu de gauche, puis cliquez sur Documents. Le document sera sous Tous.
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  • Si vous ne vous souvenez pas du dossier : dans le menu de gauche, cliquez sur Clients, puis sur Recherche documents. Utilisez les critères de recherche pour trouver le document (p. ex., la date à laquelle il a été numérisé, l'utilisateur qui l'a numérisé, etc.).
Une fois le document ouvert, cliquez sur Informations, qui se trouve juste sous le champ Note, pour afficher cette section qui permet de modifier les sélections faites lors de la numérisation.

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Assigner un document à un autre patient
On peut changer le patient à qui un document est assigné. Dans la section Informations, cliquez sur le X à la droite du nom du patient pour le supprimer. Cliquez ensuite sur la loupe pour chercher le bon patient. Double-cliquez sur son nom pour le sélectionner, puis cliquez sur la disquette en haut de la page pour enregistrer les modifications.

Supprimer un document
Si un document a été numérisé et assigné, il ne pourra pas être supprimé définitivement, puisque rien ne s'efface dans un DMÉ certifié. Dans ce cas, il faut l'assigner à un patient bidon. Normalement, vous devez avoir parmi vos dossiers électroniques un dossier fictif qui se nomme « Poubelle ». Il suffit d'y assigner le document.

Cliquez sur le X à la droite du nom du patient pour le supprimer. Cliquez ensuite sur la loupe. La fenêtre de recherche client s'ouvrira. Cherchez le patient fictif « Poubelle ». Double-cliquez sur ce dossier, puis cliquez sur la disquette en haut de la page pour enregistrer les modifications.

Assigner un document à un autre professionnel
On peut envoyer une notification « À voir » à un autre professionnel après l'assignation.Cliquez sur Envoyer en copie aux professionnels..., puis cliquez sur Ajouter.

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Cliquez sur la loupe pour chercher et sélectionner un professionnel. Enfin, cliquez sur Ok.

On ne peut pas supprimer un professionnel qui a déjà vu le document.

Autres modifications
On peut aussi modifier les étiquettes, la date, le nom et le statut du résultat.

Configurer des étiquettes (catégories)
Chaque client peut créer ses propres étiquettes, qui servent à classer les documents. Pour les gérer (ajouter/modifier/supprimer), il faut être connecté en tant qu'administrateur.

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  • Dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres, puis étiquettes, puis Documents.
  • Pour ajouter une étiquette :
    1. Cliquez sur Ajouter.
    2. Inscrivez un nom pour l'étiquette, puis :
      1. cliquez sur Ok pour sauvegarder et retourner à la page précédente
      2. ou cliquez sur Ok/Nouveau pour sauvegarder et en ajouter une nouvelle.
  • Pour modifier une étiquette :
    1. Double-cliquez sur le nom de l'étiquette
    2. Faites les modifications, puis cliquez sur Ok pour sauvegarder.
  • Pour supprimer une étiquette :
    1. Cliquez sur le nom de l'étiquette
    2. Cliquez sur Supprimer.
Les documents des patients peuvent être retrouvés sous les étiquettes dans lesquelles ils ont été classés. L'exemple ci-dessous montre un document dont l'étiquette est Radio / Echo / Scan / Médecine nucléaire. Tous les documents peuvent aussi être retrouvés sous la catégorie Tous.

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Consulter les documents numérisés
Une secrétaire peut consulter les documents des patients dans Ofys Administratif (sous le menu du patient dans le menu de gauche) ou dans Ofys Pro.

Si elle en ouvre un qui est « À voir » pour le médecin, il ne sortira pas de sa liste à voir.


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