Frequently Asked Questions

1.4 Confirmation des rendez-vous par texto/courriel
Last Updated a year ago

Généralités
Pour faciliter la communication avec le patient, Ofys permet l'envoi de messages textes (sur cellulaires) et de courriels.

Vous pouvez envoyer des confirmations de rendez-vous aux patients ou leur envoyer tout autre message. Le patient peut recevoir des messages de la clinique, mais ne peut lui en envoyer.

Il faut d'abord inscrire le numéro de cellulaire ou l'adresse courriel du patient dans sa fiche:
  1. Allez dans la section Communication dans l'onglet complet du dossier du patient.
  2. Cliquez sur « Ajouter », puis choisissez « Cellulaire/Texto » ou « Courriel principal » dans la liste.
  3. Inscrivez le numéro ou l'adresse et cliquez sur « Ok ».

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Confirmer tous les rendez-vous d'une journée via le calendrier
Cette option permet d'envoyer d'un seul coup des confirmations à tous les patients ayant rendez-vous avec ce professionnel à cette date, et ayant une adresse courriel ou un cellulaire/texto à leur dossier.

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la journée dans le calendrier.
  2. Cliquez sur « Envoyer confirmations par messagerie ».
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Une fenêtre de confirmation apparaît. Dans la liste, une lettre précède le nom des patients: "T" (texto) et "E" (email/courriel), indiquant le type de communication disponible pour chaque patient. Ofys priorise l'envoi par courriel : si la fiche du patient contient un Courriel principal et un Cellulaire/texto, le message sera envoyé par courriel. Si la fiche contient un Cellulaire/Texto mais pas de Courriel principal, le message sera envoyé par texto. Si vous voulez envoyer les confirmations seulement par courriel ou seulement par texto, vous pouvez cocher la case à cet effet. La confirmation ne sera pas envoyée aux patients qui n'ont pas de contact de ce type.

S'il y a lieu, vous pouvez décocher les rendez-vous pour lesquels vous ne voulez pas envoyer de confirmation.


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L'état des rendez-vous pour lesquels une confirmation a été envoyée changera à « Rappel envoyé par messagerie ».

Aucune confirmation n'est envoyée pour :

  • les rendez-vous annulés ou supprimés;
  • les rendez-vous dont aucun patient n'a de contact de type Cellulaire/texto ou de type Courriel principal.
  • Les rendez-vous avec le statut confirmé, rappel envoyé par messagerie ou confirmé par messagerie sont exclus par défaut. Au besoin, vous pouvez les inclure en les cochant dans la liste.
Confirmation
Par texto, le patient recevra un message comme celui-ci « Rappel: RDV 09:00 le jeudi 2015/04/23 de Bilodeau, Etienne avec Breton, France (CM des Pinsons). Textez OUI dans les 12 heures de ce message pour confirmer ce RDV ».

Si le patient répond « Oui » à ce texto, le statut du rendez-vous changera pour Confirmé par messagerie. Tous les textos qui commencent par Oui, Ok ou Yes (avec ou sans majuscules) sont considérés comme des confirmations. Pour toutes les autres réponses, le patient recevra le message : « Réponse invalide, veuillez contacter la clinique ». Il est inutile de réécrire; les réponses suivantes ne seront pas prises en compte.

Si un même numéro de téléphone est utilisé pour plus d'un rendez-vous dans la même journée (p. ex., celui du parent pour lui-même et ses enfants), une confirmation sera envoyée pour chaque rendez-vous. Par contre, un seul pourra être confirmé par le patient, puisqu'on ne peut pas recevoir deux confirmations de suite du même numéro. Cette limitation ne s'applique pas aux confirmations envoyées par courriel.

Pour les confirmations par courriel, les patients n'ont qu'à cliquer un lien pour confirmer leur rendez-vous.



Envoyer un message via l'horaire d'une journée (un rendez-vous à la fois)
Cette option permet d'envoyer un message à un seul patient à la fois. Elle est disponible si la fiche du patient contient le type de communication Courriel principal ou Cellulaire/texto.
Envoyer une confirmation de rendez-vous
  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le rendez-vous dans l'horaire de la journée.
  2. Glissez votre souris jusqu'à l'option « Envoyer un message ».
  3. Cliquez sur « Envoyer confirmation (par courriel(1) ou texto(2)) ».
Ofys priorise l'envoi par courriel : si la fiche du patient contient un Courriel principal et un Cellulaire/texto, le message sera envoyé par courriel. Si la fiche contient un Cellulaire/Texto mais pas de Courriel principal, le message sera envoyé par texto. Vous ne pourrez pas choisir la méthode d'envoi; le système le fera automatiquement selon l'information dans la fiche patient. Il est donc important pour chaque patient d'inscrire les données adéquates selon la méthode d'envoi désirée.

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Envoyer un message: Votre tour arrive bientôt
Cette fonction permet d'envoyer au patient un message qui indique « Rendez-vous: Votre tour arrive bientôt! ».

Exemple: un patient a quitté la salle d'attente et désire recevoir un avis lorsque ce sera bientôt son tour. Le patient ne pourra pas répondre à ce message.

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le rendez-vous dans l'horaire de la journée.
  2. Glissez votre souris jusqu'à l'option « Envoyer un message ».
  3. Cliquez sur « Rendez-vous: votre tour arrive bientôt! (transmis par texto) ».


Envoyer un message texte personnalisé à un patient
Dans la mini-vue du patient située au bas du menu de gauche, cliquez sur le bouton de message « info-bulle bleue ».

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Rédigez votre message dans la fenêtre de saisie puis cliquez sur Ok pour l'envoyer.

Notes:

  • Vous pouvez utiliser des gabarits pour rédiger vos messages.
  • La longueur maximale permise du message est de 160 caractères.
  • Les accents seront retirés automatiquement du message lors de l'envoi.
  • Le patient ne peut pas répondre au message.
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Si le patient n'a qu'une adresse courriel, on peut cliquer sur celle-ci dans la mini-vue du patient. Le système utilisera l'application de messagerie de l'ordinateur, qui doit d'abord être configurée.



À noter
La fonctionnalité de confirmation des rendez-vous par courriel ou message texte permet de sauver beaucoup de temps et de réduire le nombre de rendez-vous manqués.

Il est toutefois important de se rappeler que de manière générale, les courriels et messages textes ne sont pas fiables à 100%. Même si le message est envoyé, il est possible qu'il ne se rende pas au destinataire, qu'il soit classé comme indésirable, ou qu'il arrive seulement après un long délai, cela pour des raisons hors du contrôle d'Info-Data (par exemple, le serveur de courriel du patient).

Un jour après l'envoi, les patients qui n'auront pas confirmé leur rendez-vous par texto ou courriel peuvent être appelés par le personnel administratif pour confirmer leur présence.



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