Frequently Asked Questions

2.2 Facturation privée
Last Updated a year ago

Généralités
Le module de facturation privée permet de créer des ressources (p. ex., location de chambres), des services (p. ex., prises de sang) ou des produits (p. ex., vaccins), de gérer les taxes applicables, de faire des factures et d'en faire le suivi.Ce module est conçu pour permettre une grande gamme de possibilités : une gestion ordonnée de plusieurs services, un suivi au cours des années (p. ex., changer rapidement les prix tout en gardant un historique), la facturation par étapes par différents intervenants et éventuellement, une gestion complète des ressources.

Ce chapitre du guide présente d'abord une procédure brève pour la création de factures. Puis, il présente les fonctions de base du module, qui sauront satisfaire les besoins de la plupart des cliniques. Enfin, les autres possibilités sont présentées.



En bref: facturer
  1. Sélectionnez le patient pour qui vous devez créer une facture (avec une recherche patient par exemple).
  2. Cliquez sur l'icône image dans le menu en haut d'Ofys. La fenêtre de gestion des factures s'ouvrira.
  3. Dans le champ de recherche #Code ou nom, recherchez le service à facturer. Il s'ajoutera dans la liste des Services courants (colonne de gauche).
  4. Pour ajouter un deuxième service, faites une autre recherche de la même façon.
  5. Une fois tous les services inscrits dans la liste des Services courants, cliquez sur Enregistrer/Facturer/Payer. Cela crée la facture, qui est prête à être payée.
  6. Vous pouvez changer le type de paiement (type par défaut : comptant). Cliquez dans la case et sélectionnez un autre type.
  7. Cliquez sur Confirmer & imprimer. Cela confirme que la facture a été payée et ouvre la fenêtre pour l'impression.


SECTION 1 : FONCTIONS DE BASE
Préférences globales (notes dans les factures et numéros de taxes)
Pour gérer les préférences globales du module de facturation privée, vous devez être connecté en tant que gestionutilisateurs. Dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres, puis sur Préférences.

Sous Facture, vous pouvez inscrire une note qui apparaîtra sur chaque facture et reçu. Vous pouvez aussi inscrire les numéros de taxes s'il y a lieu, et même changer la devise.

*Attention : Ces préférences s'appliquent à tous les reçus/factures. Il est préférable de les configurer avant de commencer à utiliser le module de facturation, puis de ne plus les modifier.

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La note dans les factures peut être formatée de la même façon que les étiquettes personnalisées. Par exemple, si elle est plus longue que l'espace alloué, on peut diminuer la grosseur de la police. On pourrait aussi écrire en caractères gras, en italique, etc. Voici comment :

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Créer les services
Pour créer vos ressources, services et produits, vous devez être connecté en tant qu'administrateur et être dans l'espace de travail standard. Dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres, puis sur Données de gestion (facturation, ressources), et enfin sur Nouvelle ressource, service ou produit.
  1. Section Ressources, services ou produits :
    1. Donnez un nom français, un nom anglais et un code (en chiffre) à votre ressource.
    2. Cochez l'entité responsable du paiement : Client.
  2. Section Définitions :
    1. Cliquez sur le « + » pour ajouter une catégorie d'items.
    2. Donnez-lui un nom (p. ex., Varia).
  3. Section Données :
    1. Cliquez sur le « + » pour ajouter une donnée.
    2. Donnez-lui un nom (p. ex., prise de sang).
    3. Inscrivez le prix dans la colonne Prix/unit.
      • Si l'item est à prix variable, inscrivez « 0 » dans cette colonne. Vous pourrez indiquer le prix approprié lors de la création de chaque facture.
    4. S'il n'y a pas de prix de base en plus du prix unitaire, assurez-vous que le montant dans cette colonne soit à 0.
    5. Suivez les mêmes étapes pour ajouter tous vos items (p. ex., certificat médical). Voir en exemple l'image ci-dessous.
La section « Définitions » sert à créer des catégories d'items pour faciliter l'organisation et le suivi de vos ressources/services/produits. Si vous n'avez que quelques ressources/services/produits, vous pouvez tous les mettre dans une seule catégorie (comme l'exemple ci-dessous). Par contre, vous pourriez aussi créer des catégories différentes pour rassembler vos produits similaires : vaccins, formulaires, examens, etc.

Seuls les noms des items inscrits dans la section Données apparaîtront sur les factures. Les autres sections (Ressources, services ou produits et Définitions) ne servent qu'à classer et à retrouver les items.

Pour la facturation privée à son plus simple, vous pouvez ignorer toutes les autres cases pour lesquelles aucune indication n'est donnée ici. Ces informations sont utiles pour les fonctions avancées du module. Pour en savoir plus, consultez la section « Fonctions avancées » plus bas.

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Charger les services
Pour charger un service, cliquez d'abord sur cet icône image dans le menu en haut de la page. La fenêtre de gestion des factures s'ouvrira.

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Le patient actif s'inscrit automatiquement dans le bas de la fenêtre, mais vous pouvez changer de patient en faisant une recherche à cet endroit.

Dans le champ de recherche #Code ou nom, inscrivez le nom d'un de vos services/produits/ressources (p. ex., prise de sang) et lancez la recherche (appuyez sur la touche Enter ou cliquez sur la loupe). Si un seul produit est trouvé, il s'inscrira automatiquement. Si plus d'un résultat est trouvé, une fenêtre de recherche s'ouvrira sur le côté pour vous permettre de sélectionner le bon produit.

Si vous devez facturer un autre produit, refaites le même processus.

La liste des services facturés se trouve dans la colonne Service(s) courant(s), du côté gauche de la fenêtre de création de factures.

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Autres
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Supprimer un item sélectionné dans la recherche


Cliquez dans la colonne du statut, puis cliquez sur les trois petits points (« ... ») et sur Désactiver.

Inscrire le prix d'un item à prix variable

Les items à prix variable ont par défaut un prix de 0$. Il faut indiquer le prix chaque fois qu'on le facture. Recherchez la ressource comme vous faites habituellement, puis cliquez dans la case Prix et écrivez-le.

Ajouter une note

Utilisez le champ Note pour écrire une note qui apparaîtra à côté de l'item sur la facture.

Dupliquer un item

Pour facturer deux fois (ou plus) le même item, sélectionnez-le dans le tableau du centre, puis cliquez sur le « + » à gauche.

Pour supprimer l'item dupliqué, cliquez dans la colonne du statut, puis cliquez sur les trois petits points (« ... ») et sur Désactiver.

Rechercher par catégorie

Dans le champ de recherche #Code ou nom, on peut rechercher les services/produits/ressources par catégorie (et non seulement par item spécifique). Par exemple, la recherche « Varia » sortira tous les items dans cette catégorie. Vous pourrez sélectionner le produit approprié dans les résultats de recherche à droite.

Rechercher par code

Dans le champ de recherche #Code ou nom, on peut rechercher les services/produits/ressources par leur code. Pour ce faire, précédez le code par le signe #. Par exemple, la recherche « #001 » sortira toutes les ressources dont le code est « 001 ».

Facturer un groupe de produits

Vous pourriez vouloir facturer tout un groupe d'items en même temps, sur une même facture. Pour ce faire, faites une recherche par code, et ajoutez le signe + à la fin (p. ex., #001+). Tous les produits dont le code est 001 s'ajouteront à la facture.


Facturer et payer
Lorsque tous les produits sont inscrits, cliquez sur Enregistrer/Facturer/Payer. Cela crée la facture, qui est prête à être payée.Dans la section Paiement(s) ou crédit(s) (en bas à droite), vous pouvez changer le type de paiement (par défaut : comptant). Il suffit de cliquer dans la case et d'en sélectionner un autre.

Le champ Note à la droite du montant permet d'inscrire une note concernant le paiement (p. ex., le numéro du chèque).

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Pour terminer, cliquez sur Confirmer & imprimer. Cela confirme que la facture a été payée et ouvre la fenêtre d'impression pour le reçu.

Faire un paiement partiel
Pour faire un paiement partiel, changez manuellement le montant dans la section « Paiement(s) ou crédit(s) ». Vous verrez dans la section « Facture » juste au-dessus que la différence apparaît entre parenthèses. Dans l'exemple ci-dessous, le client paie 40$. Un solde de 30$ sera dû.

Cliquez sur Confirmer & Imprimer pour confirmer cette partie du paiement.

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Dans l'onglet Fact./Ress. du patient (en bas à gauche d'Ofys, à côté de l'onglet des formulaires), la facture apparaît en rouge avec la mention « Paiement partiel ».

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Pour compléter le paiement
:

  1. Double-cliquez d'abord sur la facture. La fenêtre de facturation habituelle s'ouvre.
  2. À la droite de la fenêtre, cochez Factures pour afficher les factures en suspens pour ce patient.

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  3. Cliquez sur la facture dans la section du haut, puis cliquez sur le bouton Sélectionnée pour effectuer le paiement pour la facture sélectionnée.

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  4. La deuxième partie du paiement apparaît dans la section du bas. On peut changer le type de paiement ou même faire un autre paiement partiel, puis on confirme le tout (Confirmer ou Confirmer & Imprimer).

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Payer avec deux types de paiement
On peut payer le total d'une facture avec deux types de paiement différents.
  1. Comme pour un paiement partiel, changez manuellement le montant dans la section « Paiement(s) ou crédit(s) » (p. ex., 40$ payé de façon comptant).
  2. Dans la section « Facture » juste au-dessus, la différence apparaît entre parenthèses. Cliquez sur la facture à cet endroit.
  3. Puis, cliquez sur le bouton Sélectionnée pour effectuer un 2e paiement.

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  4. Changez le type de paiement.
  5. Confirmez le tout (Confirmer ou Confirmer & Imprimer).
Créer une facture qui sera payée plus tard
On peut créer une facture sans faire de paiement immédiatement. La procédure est semblable aux paiements partiels (voir plus haut).
  1. Dans la fenêtre de gestion des factures, après avoir saisi un produit, cliquez sur le bouton Enregistrer/Facturer au lieu de Enregistrer/Facturer/Payer. Cela crée la facture, sans passer au paiement.

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  2. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton Fermer/Annuler pour fermer la fenêtre.
  3. La facture apparaît en rouge dans l'onglet Fact./Ress. Lorsque vient le temps de faire le paiement, double-cliquez dessus à cet endroit. La fenêtre de facturation habituelle s'ouvre.
  4. À la droite de la fenêtre, cochez Factures pour afficher les factures en suspens pour ce patient.
  5. Cliquez sur la facture dans la section du haut, puis cliquez sur le bouton Sélectionnée pour effectuer le paiement pour la facture sélectionnée.
  6. Vérifiez les détails du paiement, puis cliquez sur Confirmer ou Confirmer & Imprimer.

Suivi des factures
Dans la mini-vue du patient au bas du menu de gauche, un onglet nommé Fact./Ress. permet de faire le suivi de la facturation reliée à ce patient. Cliquez sur cet onglet pour voir les factures concernant ce patient.
Les items soulignés en rouge signifient qu'un solde est dû.

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Annuler un paiement
Pour annuler un paiement, cliquez sur la facture avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Annuler paiement(s). La facture apparaîtra en rouge avec un paiement dû.

Annuler une facture
Pour annuler une facture, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Annuler facture(s). Le solde indiquera 0 et le statut deviendra « Annulé ».

Imprimer une facture
Pour imprimer une facture, cliquez dessus puis cliquez sur l'icône d'imprimante à la droite du champ de recherche (à côté des flèches vertes).



SECTION 2 : FONCTIONS AVANCÉES
Gérer les services
Sont présentées ici d'autres possibilités dans la gestion des services.

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Prix et escompte
Items à prix variable : lorsque l'administrateur crée un item et indique son prix, celui-ci ne peut pas être modifié lors de la création d'une facture: il est fixe. Ainsi, pour les items à prix variable, il faut laisser le prix à 0.00 (dans la colonne PRIX/UNIT). Il faudra indiquer le prix chaque fois que l'item sera facturé.

Prix de base
: la colonne PRIX BASE propose d'inscrire un prix de base pour un item. C'est particulièrement utile pour les items qu'on loue pour une période de temps. Par exemple, on pourrait louer un équipement médical quelconque pour un prix de base de 50$, puis 30$ par jour de location.

Escompte : la colonne ESC. MAX permet d'inscrire le rabais maximal autorisé pour cet item (en décimal; p. ex., mettre 0.1 pour 10%). Ainsi, pour un item à prix fixe, la personne qui fait la facture pourra donner un rabais à un patient, jusqu'à un maximum préétabli.

Désactiver/Activer/Dupliquer des services
On peut désactiver, (ré)activer ou dupliquer des données ou des catégories (définitions). Pour afficher ces options, cliquez dans la colonne Statut d'un item, puis cliquez sur les trois petits points (« ... »).

Désactiver
: le statut de l'item sera marqué d'un X rouge, et on ne pourra plus le facturer. Le bouton F (pour « Filtre »), qui se trouve sous le +, permet de masquer ou d'afficher les items désactivés.

Activer : on peut réactiver un item qui a été désactivé.

Dupliquer : la fonction de duplication est particulièrement utile pour la section « Définitions ». On peut dupliquer toute une catégorie d'items. Exemple : les tarifs pour les examens augmentent. On duplique la catégorie des anciens tarifs, puis on y inscrit une date de fin et on la désactive. Ensuite, on inscrit une date de début pour la nouvelle catégorie, puis ne reste qu'à faire les quelques modifications nécessaires dans les données (p. ex., augmenter les prix).

Type: Dispensateur
On peut choisir d'afficher sur la facture/reçu le nom du professionnel qui a effectué le service facturé. Pour ce faire, il faut indiquer le type de service dans la section « Définitions »:
  1. Cliquez dans le champ de la colonne Type.
  2. Vous verrez un bouton avec trois petits points (« ... ») apparaître. Cliquez dessus.
  3. Dans les options de la fenêtre qui s'ouvre, cochez le type Dispensateur.
Les factures afficheront un dispensateur pour chaque donnée (service) de cette catégorie.

Dans l'image montrée en exemple plus haut, on voit le dispensateur « Roy, Luc » (encerclé en orange) pour le service « Évaluation psychiatrique ». Lorsque ce service sera facturé, c'est ce dispensateur qui sera inscrit par défaut (nul besoin de le rechercher). Ainsi, c'est plus efficace de l'indiquer ici lorsqu'un service est facturé majoritairement pour un dispensateur en particulier. Pour ce faire, cliquez dans le champ Dispensateur et sélectionnez-en un dans le menu déroulant.

Notez qu'un service avec un dispensateur inscrit par défaut pourra quand même être facturé pour d'autres dispensateurs.

Type : De l'inventaire
Toujours dans la colonne Type de la section « Définitions », le type « De l'inventaire » sert à identifier les ressources qui font partie de l'inventaire. Cette fonction sera utile pour le module de gestion des ressources (à venir).

Type : Réutilisable
Le type « Réutilisable » sert à indiquer qu'une ressource est réutilisable (à l'inverse des ressources qui sortent de l'inventaire).

Une ressource réutilisable peut nécessiter un temps minimum avant d'être disponible à nouveau après usage. C'est dans la colonne RECYCL., dans la section des Données, qu'on inscrit cette information (en minutes). Exemple : temps requis pour préparer une chambre d'hôpital entre deux occupants.

Taxes
Toujours dans la section Définitions, on peut indiquer que des taxes s'appliquent sur une catégorie d'items. Il suffit de cliquer dans le champ Taxes et de sélectionner la taxe applicable dans le menu déroulant.

Voyez plus bas comment créer les taxes.

Secteurs
Pour chaque item dans la section des Données, on peut indiquer le secteur où se situe la ressource. Par exemple, une chambre d'hôpital pourrait se trouver dans l'aile A. Pour indiquer le secteur, il suffit de cliquer dans le champ Secteur et de sélectionner celui applicable dans le menu déroulant.

Voyez plus bas comment les créer.


Créer les taxes
Si des taxes peuvent être applicables sur vos factures, il faut d'abord les créer. Pour ce faire, vous devez être connecté en tant qu'administrateur et être dans l'espace de travail standard. Dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres, puis sur Données de gestion (facturation, ressources), et enfin sur Taxes.

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  1. Dans la fenêtre des taxes, sous la section Définitions, cliquez sur le « + » pour ajouter un item.
    1. Choisissez un code pour cette (ces) taxe(s) et inscrivez-le dans la case Code (p. ex., QC).
    2. Vous pouvez modifier les dates de début et de fin, mais les autres cases sont en lecture seule. Les informations proviendront des données liées à cet item.
  2. Sous la section Données, cliquez sur le « + » pour ajouter une donnée.
    1. Donnez-lui un nom dans la case Nom français (p. ex., TPS).
    2. Inscrivez le taux de la taxe (p. ex., 0.05).
    3. S'il y a lieu, ajoutez une deuxième donnée en cliquant à nouveau sur le « + ».
    4. Remplissez encore une fois la ligne de la donnée (p. ex., TVQ, 0.09975).
  3. La colonne « Taux calculé » de l'item général que vous venez de créer prend en compte les deux données qu'il contient.
Lors de la création de ressources, services et produits, vous pourrez indiquer si des taxes sont applicables ou non.

Désactiver/Activer/Dupliquer des taxes
Les mêmes fonctions que pour les services s'appliquent aux taxes. Pour les afficher, cliquez dans la colonne Statut d'une taxe, puis cliquez sur les trois petits points (« ... »). Consultez la section « Désactiver/Activer/Dupliquer des services » plus haut pour plus de détails.


Créer les secteurs
Pour créer les secteurs, vous devez être connecté en tant qu'administrateur et être dans l'espace de travail standard. Dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres, puis sur Données de gestion (facturation, ressources), et enfin sur Secteurs.

Dans la fenêtre des secteurs, cliquez sur le « + » pour ajouter un item. Donnez-lui un nom et inscrivez une note au besoin.


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