Politique de confidentialité

Général

Logiciels Info-Data s’engage à faire appliquer la présente politique dans ses opérations, le développement de ses applications ainsi que dans ses relations avec des tierces parties.

Logiciels Info-Data s’engage à adapter la présente politique dans l’éventualité où elle ne serait pas conforme aux lois et règlements en vigueur qui traitent de la protection des renseignements personnels au sens de la loi.

Responsable

La personne responsable de l’application de la Loi sur l’accès est, à ce titre, également chargée de veiller au respect de cette politique. Cette personne participe aux réunions de l’entreprise, incluant celles de développement des logiciels. En tant que président, elle influence grandement la politique de protection de renseignements personnels et ainsi que sa mise en œuvre. Pour formuler des commentaires ou une plainte au sujet du non-respect de cette politique, vous pouvez joindre la personne responsable de l’accès à l’adresse suivante :

M. Patrice Drolet

Logiciels Info-Data Inc.

494, rue du Commodore,

Lévis (Québec) G7A 4Y8

Tél : 418 907-9597

Respect des lois en vigueur

Logiciels Info-Data s’engage à respecter les lois et règlements en vigueur qui traitent de la protection des renseignements personnels au sens de la loi. Le document de référence utilisé est la « Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé » du gouvernement du Québec.

Logiciels INFO-DATA s’engage à respecter les normes du MSSS et du « Cadre global de Gestion des Actifs Informationnels (CGGAI) »  appartenant aux organismes du réseau de la santé et des services sociaux (CGGAI) - Volet sécurité » et d'effectuer des mises à jour au système si des modifications y sont apportées au document CGGAI se trouvant à cette adresse web http://msssa4.msss.gouv.qc.ca/extranet/. 

Les renseignements que nous recueillons

Les métadonnées d’utilisation de l’application

Afin d’offrir une application ayant un haut standard de qualité et de performance ainsi qu’un produit en constante amélioration, nous recueillons les informations suivantes lorsque vous utilisez notre logiciel :

·        Nous recueillons et compilons des statistiques sur l’utilisation des différentes fonctionnalités afin d’évaluer leur fréquence et leur contexte d’utilisation ainsi que leur performance. Ces métadonnées ne contiennent pas de renseignements personnels, ni à votre égard, ni à l’égard des patients de l’application, à l’exception de ceux-ci :

o   IP et MAC adresses du poste de travail

o   Nom d’utilisateur dans le logiciel

o   Code du client attribué par Info-Data

·        Nous recueillons les journaux d’erreur (log) afin d’aider à la résolution des erreurs.

L’application n’utilise pas de témoins (cookies).

Les données de l’application

Les données de l’application sont toutes les données gérées par l’application, qu’elle ait été ajoutées par vous ou non. Toute visualisation ou modification faite par un employé est faite dans le cadre du traitement d’une demande avec votre consentement. Voici en résumé, selon la perceptive de ce document, la liste exhaustives des demandes pour lesquelles Info-Data consulte ou modifie les données de l’application.

Connexion en bureau à distance

La connexion en bureau à distance est utilisée par un employé pour avoir un visuel sur l’écran de votre poste ou pour transférer de façon sécuritaire des données entre le poste de l’employé et votre poste. Pour se connecter, l’employé vous demandera, par téléphone, l’autorisation et les informations de connexion pour se connecter en bureau à distance sur votre poste. Le logiciel utilisé pour la connexion est Teamviewer[1].

Demande de formation

Il vous est possible de faire une demande de formation au personnel d’Info-Data. Lors du rendez-vous planifié pour la formation, l’employé se connecte en bureau à distance. Durant la formation, l’employé peut avoir accès visuellement à des données de patients puisque la formation se fait sur votre poste dans l’environnement de production. Cet accès est nécessaire dans le cadre d’une formation. L’utilisation d’un « patient bidon » est toutefois fortement favorisée lorsque le contexte le permet.

Demande de support technique

Il vous est possible de faire une demande de support technique afin d’obtenir de l’aide sur l’utilisation du logiciel ou encore pour résoudre un problème lié au logiciel. Dans ce type de demande, il peut être nécessaire pour l’employé de collecter des informations pour résoudre le problème. Ces informations seront inscrites dans les logiciels de gestions d’Info-Data. Ces logiciels ne gèrent pas la confidentialité des données de patient tel que demandé par la loi. Il est donc interdit aux employés de collecter des renseignements personnels pour ce type de demande. La collecte de renseignements non-personnels est autorisée. Le manuel de formation sur la protection des renseignements personnels aide les employés au support technique à faire la différence entre un renseignement personnel et un qui ne l’est pas.

Demande de modification au logiciel

Il vous est possible de faire une demande de modification au logiciel, afin que celui-ci réponde mieux à vos besoins. Toute modification reste toutefois à la discrétion de l’entreprise. Lorsque vous faite une telle demande, l’employé saisit cette demande, avec les pièces jointes, dans les logiciels de gestions d’Info-Data en notant votre nom et la personne contact. Si la demande comporte des pièces jointes, ces pièces ne doivent pas contenir de renseignements personnels. Par exemple, si une capture d’écran d’un résultat de laboratoire est nécessaire pour bien comprendre la demande, il est de votre responsabilité d’anonymiser le résultat avant de le transmettre à l’employé en biffant l’identification du patient sur la capture d’écran.

Demande d’importation de données

Il vous est possible de faire une demande d’importation de données. Détailler complètement tout le processus n’est pas dans le cadre de ce document. Voici ce qu’il y a à savoir en ce qui concerne la confidentialité de vos données. Il vous est possible de nous autoriser à interagir directement avec un fournisseur tiers pour l’obtention des données à importer afin de faciliter le transfert. En tout temps, vos données seront conservées dans le même environnement que les données de production; environnement à haute sécurité. Les données source, utilisées pour l’importation, seront supprimées dès la fermeture de la demande.

Demande d’exportation de données

Il vous est possible de faire une demande d’exportation de données. Cette demande peut concerner des données brutes, des statistiques, des listes de patients, etc. L’employé d’Info-Data affecté à cette demande consultera vos données de production afin de produire un ou des fichiers de sortie. Ces fichiers de sorties ne sont pas conservés par Info-Data. En tout temps, ils sont conservés dans le même environnement que les données de production; environnement à haute sécurité. Ces fichiers seront supprimés dès la fermeture de la demande.

Demande de correction de données

Il vous est possible de demander la correction d’une ou de plusieurs données de production si et seulement si les données actuelles ne représente pas la réalité. Dans tel cas, un affidavit vous sera demandé. Ce type de demande ne concerne pas les cas où une modification est nécessaire dans le cadre d’une demande de support technique, ou encore, les modifications demandés dans le cadre d’une importation de données.

Demande de destruction de données

Il vous est possible de faire une demande de destruction de données. En effet, pour tout ce qui concerne le dossier démographique ou clinique d’un patient, le logiciel conserve toutes les versions de ses enregistrements et ce sans limites de temps. Le logiciel permet seulement de marquer un dossier patient comme supprimé, pas de le détruire. Pour détruire une information dans le logiciel, vous devez en faire la demande au service à la clientèle. Suites aux étapes d’authentification et d’autorisation, vous devrez remplir un formulaire attestant cette demande par écrit. Voir le document « Formulaire - demande de destruction de données ». À l’aboutissement de cette demande, les données ciblées auront été définitivement détruites.

Demande pour la création de jeux de données

Les jeux de données sont utiles pour des démonstrations, des tests, ou encore pour aider au développement du logiciel. Pour avoir toute leur utilité, ces jeux doivent représenter assez fidèlement la réalité de votre travail. C’est pourquoi, il est possible qu’Info-Data communique avec vous ou votre entreprise afin de demander votre participation dans la création d’un jeu de données anonymisées et randomisées. Notez que cette participation est totalement facultative. Pour la création d’un jeu de données, Info-Data exportera vos données, totalement ou en parties, les anonymisera afin qu’aucun patient ou médecin ou employé ne puisse être identifiable. En tout temps, le jeu données initial, non-anonymisé, sera conservé dans le même environnement que les données de production; environnement à haute sécurité. Il sera supprimé dès la fermeture de la demande.

Partage des renseignements confidentiels avec des tiers

Certaines fonctionnalités de l’application nécessitent le partage d’information avec des tiers. Ces fonctionnalités ne sont pas essentielles au fonctionnement de l’application. En voici la liste exhaustive avec les informations que nous partageons.

Analyser le profil pharmacologique

Nous partageons l’identification des médicaments (DIN, classe thérapeutique, nom commercial, nom générique) au profil du patient.

Obtenir la documentation pour un médicament

Nous partageons le nom du commercial du médicament.

Obtenir une idée du coût pour un médicament

Nous partageons le nom du commercial du médicament.

Vérifier l’admissibilité d’un numéro d’assurance maladie à la RAMQ

Nous partageons les informations d’accès au service et le numéro d’assurance maladie du patient.

Synchroniser les dossiers de la clinique avec le registres des patients vulnérables de la RAMQ

Nous partageons les informations d’accès au service et le code de pratique du professionnel.

Utiliser les fonctions du DSQ (patients, professionnel, médicament, laboratoire)

Nous partageons l’identification du patient et l’identification du professionnel.

Autres tiers

Logiciels Info-Data ne partage aucune autre informations que ce soit avec des tiers. Cependant, dans le cadre d’une demande d’exportation de données et dans le cas d’un changement de fournisseur, c’est-à-dire si vous décidiez de choisir un autre fournisseur d’application que nous pour vos données, il vous est possible de nous autoriser à interagir directement avec cet autre fournisseur afin de faciliter le transfert des données.

Localisation des données

Logiciels Info-Data s’engage à conserver en tout temps les données sous sa garde au Canada. Afin de garantir un tel engagement, l’entreprise est propriétaire de ses serveurs et a établi des contrats de location de locaux à l’intérieur du Canada.



[1] https://www.teamviewer.com/fr/